Collage de diferentes discapacidades

Guía de eventos accesibles

Visión de conjunto

Como la agencia líder en el estado de Nueva York para apoyar a las personas con discapacidades intelectuales y del desarrollo, debemos hacer todo lo posible para garantizar que los eventos y las reuniones públicas sean accesibles. Cuando planifique su próximo evento o reunión, esperamos que utilice esta guía para asegurarse de que todos puedan acceder a ellos.

Consideraciones previas al evento

  • Evite programar su evento o reunión durante los principales días festivos y festivales. Sea inclusivo de todas las culturas, denominaciones y creencias.
  • Al elegir una fecha, permita el tiempo adecuado para hacer un anuncio y las adaptaciones que se hayan solicitado. (por ejemplo, a veces toma de una semana a 10 días hacer los arreglos para la interpretación del lenguaje de señas).
  • Cuando organice reuniones en persona, evalúe todas las instalaciones, incluidos los baños y las opciones de estacionamiento, para asegurarse de que las personas con discapacidades puedan utilizarlas con una ayuda mínima. Si es posible, se deben eliminar las barreras.
  • Visite el lugar antes de finalizar la selección, y también unos días antes del evento para asegurarse de que se satisfagan las necesidades.

Consideraciones de ubicación

  • El lugar está cerca de opciones de transporte accesibles (públicas y privadas)
  • La entrada principal es accesible y bien iluminada. Esto incluye rampas accesibles para sillas de ruedas.
  • Hay puntos cubiertos para dejar y recoger pasajeros adyacentes a la entrada principal, con aceras y claramente marcados (Braille y señalización táctil/elevada).
  • Hay amplios espacios de estacionamiento accesibles, marcados con el símbolo de accesibilidad ubicados en la ruta más corta más cercana a la entrada accesible. Hay señales visuales y audibles en los cruces peatonales.
  • Las puertas son fáciles de abrir (automáticos/pulsadores de puertas, manijas de palanca) y livianas (no más de 5 libras); las puertas giratorias no son accesibles. Las puertas de vidrio tienen marcos de puertas, calcomanías o letreros brillantes que contrastan.
  • Si hay áreas inaccesibles en el lugar, debe haber rampas equipadas con pasamanos en ambos lados si la elevación es mayor a 6 pulgadas y descansos nivelados.
  • Hay indicadores táctiles en la superficie del suelo que señalan escaleras y rampas para personas ciegas o con problemas de visión, así como caminos que deben permanecer desbloqueados.
  • Hay un área de baño para animales de servicio.

Para obtener una extensa lista de verificación de alojamiento que puede utilizar para sus eventos en persona, visite el sitio web del Departamento de Salud del Estado de Nueva York.

Consideraciones para el interior del espacio para eventos

  • Las puertas principales de entrada/salida son lo suficientemente anchas (32 pulgadas con la puerta abierta 90 grados) para acomodar sillas de ruedas/scooters.
  • Si hay elevadores o ascensores, hay iluminación adecuada, braille y señalización táctil, un espacio libre lo suficientemente amplio para sillas de ruedas, acceso a controles y pantallas de voz y visuales para comunicación de emergencia.
  • Los mostradores de registro/conserjería están a una altura accesible para los usuarios de sillas de ruedas/scooters que se acercan a ellos, generalmente no menos de 28 pulgadas y no más de 34 pulgadas sobre el piso, con un espacio libre mínimo para las rodillas de 27 pulgadas.
  • Debe haber pasillos y pasillos lo suficientemente anchos (mínimo de 36 pulgadas o 64 pulgadas para el tráfico en dos sentidos) sin barreras para permitir que todos se muevan libremente, especialmente en las salas de descanso y los baños.
  • Ofrezca asientos accesibles en toda la sala para que las personas con discapacidad tengan opciones como las opciones disponibles para los demás. Tenga personal del evento o voluntarios presentes al comienzo de cada sesión para ayudar con los cambios de última hora que puedan ser necesarios. El asiento individual para silla de ruedas requiere 36 pulgadas X 48 pulgadas. Si 2 sillas de ruedas, 33 pulgadas cada una.
  • Planifique los asientos cuando una persona esté acompañada por un asistente personal.
  • Hay espacio adecuado para los animales de servicio.
  • Todos los participantes miran en la dirección del orador/presentación (utilice la mitad de las mesas redondas, un lado de las cuadradas u oblongas).
  • Asegúrese de que los materiales impresos del evento (programas, folletos, etc.) y los comentarios introductorios recuerden a los participantes que deben mantener esas áreas libres de bolsas, sillas u otros artículos que puedan crear barreras.
  • Los baños accesibles están ubicados en una ruta accesible y están claramente marcados (Braille y señalización táctil).
  • Las mesas para materiales y alimentos/bebidas están a una altura (28 a 34 pulgadas) accesibles para sillas de ruedas/scooters y en un lugar accesible.
  • Si el evento ofrece alimentos o bebidas, hay varios puntos de servicio para que las personas puedan acceder a una estación cercana. El personal está disponible para ayudar a las personas que no pueden acceder a los artículos por sí mismos. Los cubiertos y la vajilla son fáciles de usar. Las pajitas están disponibles. Indique claramente los alérgenos y las opciones sin gluten, veganas, vegetarianas u otras
  • La plataforma de oradores es accesible. Si no es así, todos los oradores presentan desde el piso principal para que los presentadores con y sin discapacidad hablen desde la misma área.
  • Las necesidades de las personas con discapacidad están incluidas en los planes de emergencia. Si hay anuncios sobre baños, salidas de emergencia, etc., describen claramente las ubicaciones, como “Si suena la alarma contra incendios, tome las escaleras marcadas como SALIDA ubicadas en las esquinas traseras de esta sala; baje dos tramos para salir a nivel del suelo. Si no puede usar las escaleras, diríjase al área de refugio ubicada frente a los ascensores; para llegar al área de refugio, salga de esta habitación a través de las puertas en la parte trasera de la habitación, donde ingresó; gire a la izquierda y siga el pasillo unos 50 pies hasta el vestíbulo del ascensor; el área de refugio está señalizada y equipada con un sistema de comunicación bidireccional para registrar una llamada de ayuda; El personal estará disponible para brindarle más instrucciones y asistencia”.

Registro

Cuando envíe correos electrónicos de registro o invitaciones, incluya un mensaje que informe a los invitados a quién pueden contactar en relación con el alojamiento. También puede incluir un formulario rellenable para adaptaciones que le permita a la persona incluir sus necesidades específicas.

Asegúrese de hacer un seguimiento de todas las solicitudes recibidas. Si parece que no podrá cumplir con una solicitud específica, haga un seguimiento con la persona que hizo la solicitud para determinar si se puede hacer un arreglo alternativo.

Presentaciones y Material

Si el presentador está usando un video, el video debe tener subtítulos.

  • Se debe pedir a los presentadores que envíen todos los materiales con anticipación para que puedan ser enviados a los asistentes que no puedan ver las pantallas o los rotafolios.
  • Los presentadores también deben intentar que sus documentos sean accesibles.
Cómo hacer que la presentación y otros materiales sean accesibles

Las siguientes son prácticas recomendadas para crear materiales accesibles: 

  • Considere múltiples formatos para contenido como html, Microsoft Word y PowerPoint, PDF.
  • Use un tamaño de fuente de 16 puntos, pero si no es práctico, al menos 14 puntos
  • Evite el uso de tipografías muy estilizadas
  • Use fuentes fáciles de leer con letras claramente definidas y espacios claros entre las letras, como fuentes sans-serif (p. ej., Helvetica, Verdana, Arial)
  • Evite usar bloques de letras mayúsculas para más de un par de palabras
  • Evite subrayar o poner en cursiva grandes volúmenes de texto
  • Deletree los números, ya que las personas con discapacidad visual a menudo tienen problemas para distinguir entre los números 3, 5, 8 y 0
  • En lugar de cambiar manualmente el tamaño de la fuente y poner el texto en negrita para diferenciar los encabezados del texto del párrafo, use los estilos de encabezado.
  • Los encabezados deben estar en orden cronológico. No puede saltarse los encabezados. Por ejemplo, el encabezado 1 debe ser el primer encabezado utilizado. Si hay un subtítulo, debe utilizar el título 2 y así sucesivamente.
  • Alinear todo el texto a la izquierda, en lugar de centrado o justificado a la derecha
  • Evita los párrafos centralizados o justificados
  • Evitar columnas
  • Al crear una tabla, debe tener una fila de encabezado. Evite fusionar columnas y filas en un documento de Excel.
  • Evite líneas de texto de más de seis pulgadas (para personas que usan lupas)
  • No coloque texto directamente sobre una imagen ni la ajuste alrededor de ella.
  • Utilice al menos 1,5 espacios entre líneas de párrafos de texto
  • Use el diseño de columna donde sea práctico, asegurándose de ingresar espacio o use una línea vertical para marcar el final y el comienzo de cada columna
  • Asegure un buen contraste entre el texto y los colores de fondo.
  • Usar texto negro
  • Cree archivos PDF con reconocimiento óptico de caracteres en lugar de imágenes escaneadas.
  • Al usar imágenes, debe incluir texto alternativo. El texto alternativo significa texto alternativo. El texto alternativo es la copia escrita que aparece en lugar de una imagen. Se utiliza para describir la imagen.
  • Microsoft y Acrobat proporcionan verificadores de accesibilidad que puede utilizar para que su documento sea accesible.
  • Los materiales están disponibles en formatos alternativos. Comprueba el formato que necesitas:
    • Braille
    • letra grande
    • Audio
    • Archivo digital
    • Otro idioma

Acceso al idioma

  • Siempre pregunte si se necesita alguna traducción para la palabra escrita y/o interpretación para la palabra hablada.
  • Cuando pregunte qué idioma habla una persona, asegúrese de preguntar también qué idioma lee; en realidad, puede ser diferente. 
  • Las necesidades lingüísticas también incluyen el lenguaje de señas estadounidense; nuevamente, asegúrese de preguntar. 

Lenguaje sencillo : lo siguiente está adaptado de Plainlanguage.gov

  • Escriba para su audiencia: use un lenguaje con el que su audiencia se sienta cómoda; por ejemplo, no escribiría con un nivel de lectura de octavo grado si tuviera una audiencia de doctorado. estudiantes, o viceversa. 
  • Organice la información: Disponga las cosas en un orden lógico: tenga un esquema simple y fácil de seguir. 
  • Elija sus palabras con cuidado: la elección de las palabras que use determinará si su audiencia lo entiende o no. Evite el uso de jerga, términos técnicos o abreviaturas que la gente no entienda. 
  • Sea conciso: los documentos densos y prolijos no se leen ni se entienden. Pregúntese si la palabra es necesaria para transmitir el mensaje. Si no es así, sáquelo. 
  • Mantenlo conversacional: Usa verbos ya que hacen que tu escritura sea emocionante. Los verbos le dicen a su audiencia qué hacer. Asegúrese de que quede claro quién hace qué. Usa la voz activa. Use la palabra "debe" para indicar los requisitos. 
  • Cuando hable con una persona en silla de ruedas, siéntese en una silla para estar a su nivel o párese a una distancia mínima, para que no tenga que forzar el cuello para mirarlo. No se incline por encima de alguien en silla de ruedas para estrechar la mano de otra persona o recoger algo de una mesa.

Eventos en línea

Al organizar un evento en línea, primero debe tener en cuenta la plataforma que está utilizando para organizar los eventos y sus capacidades. Tenga en cuenta que no todos tienen fácil acceso a Internet o una computadora para asistir al evento. Proporcione información sobre cómo las personas pueden acceder al evento sin acceso a Internet, así como estar dispuesto a compartir la información fuera de línea. Muchas plataformas ofrecen opciones de marcación por teléfono.  

El registro para eventos en línea debe ser similar al registro que envía para eventos en persona. Deben enviarse con anticipación y preguntar sobre las adaptaciones. De esta manera, usted y otros organizadores pueden prepararse.

  • Asegúrese de que el servicio que está utilizando para organizar el evento virtual sea compatible con la tecnología de asistencia, como los lectores de pantalla.
  • Considere los costos de los subtítulos, la interpretación del lenguaje de señas, los servicios de traducción y otras adaptaciones potenciales en su presupuesto.
  • Proporcione cualquier material escrito o visual con anticipación para dar a las personas una idea de qué esperar y la capacidad de planificar con anticipación. Asegúrese de utilizar un formato de archivo accesible.
  • Asegúrese de que las fuentes sean fáciles de leer y que el texto sea grande y tenga un buen contraste de color.
  • Utilice un lenguaje sencillo.
  • Si comparte un video, asegúrese de describir lo que sucede en el video y agregue subtítulos.
  • Considere contratar a un profesional para escribir subtítulos o un intérprete de lenguaje de señas para su evento.

A continuación hay enlaces a las opciones de videoconferencia y sus características de accesibilidad:

Recursos

Guía imprimible de eventos accesibles