Libros mayores
El organismo responsable de la gestión de los subsidios personales debe llevar un libro de contabilidad (o su equivalente) para registrar todas las transacciones. El libro mayor debe mostrar correctamente todos los depósitos, retiros, transferencias, gastos e intereses y debe incluir una breve descripción de cada transacción. El saldo del libro mayor debe coincidir siempre con el total de efectivo y equivalentes de efectivo en la residencia.
A veces hay más de un libro de contabilidad para una persona. La agencia puede llevar un libro de contabilidad para registrar las transacciones de prestaciones y subsidios personales, y la residencia puede llevar otro para registrar las transacciones del dinero en efectivo. La persona debe rubricar las entradas en el libro de la residencia en el momento de la transacción, o en un registro adjunto al PEP al menos mensualmente, a menos que el PEP indique que la persona no puede entender lo que significa rubricar estos registros.
La persona, sus padres, tutores, defensores, el representante del beneficiario y los organismos pagadores de prestaciones deben poder revisar todos los registros de las cuentas de prestaciones personales, incluidos los libros de contabilidad, previa solicitud. Deben enviarse trimestralmente copias del libro de contabilidad al beneficiario representativo; las copias del libro de contabilidad de los proveedores no residenciales también deben enviarse trimestralmente a la residencia.
Si la agencia gestiona el dinero de varios individuos, debe realizar una auditoría anual de al menos el 10% de las cuentas personales de los individuos de las residencias familiares y del 25% de las cuentas personales de los individuos de otros tipos de residencias para los que el director es el beneficiario representante o para los que manejan dinero. Las auditorías deben demostrar el cumplimiento de la normativa sobre cuentas personales.
Libros de contabilidad electrónicos
Algunas agencias utilizan hojas de cálculo electrónicas en lugar de libros de contabilidad en papel. Cada persona tiene una hoja de cálculo con una página diferente para cada mes. Las hojas de cálculo pueden configurarse para calcular automáticamente el saldo de las dietas personales después de cada transacción y arrastrar los saldos de un mes a otro. Esto ayuda a eliminar los errores matemáticos. Escribir las entradas, en lugar de hacerlo a mano, también facilita a los auditores ver cómo se han gastado los fondos.
Cuando el libro de cuentas es electrónico, la página del mes debe imprimirse a final de mes y la persona debe rubricar y fechar la hoja de cálculo si la rúbrica tiene significado para ella. Esto demuestra que la persona recibió las cantidades reflejadas en la hoja de cálculo. Como alternativa, la persona puede firmar un acuse de recibo mensual separado de su aprobación de las transacciones del libro mayor mantenidas electrónicamente. Esto puede eliminar la necesidad de imprimir el libro mayor real.
Si su agencia no tiene un formato electrónico de hoja de cálculo, puede comunicarse con su FBEAM local para obtener un libro mayor de muestra para usar o usar el libro de contabilidad de cuidado familiar de muestra e instrucciones en nuestro sitio web.
Recibos
Los recibos son necesarios para documentar el gasto de las dietas personales. Los recibos deben corresponder a las entradas del libro mayor y deben mostrar claramente:
- El artículo o servicio adquirido
- El importe pagado
- El vendedor
- La fecha de compra
Los recibos son necesarios cuando el personal de la agencia gasta los fondos de las dietas personales. Cada compra debe tener un recibo y la partida del libro mayor debe tener un número de referencia que conduzca a los recibos pertinentes. Si no se obtiene un recibo por una compra realizada en nombre de una persona, se puede exigir a las agencias que reembolsen a la persona el importe gastado.
Se requieren recibos para todas las compras de grupo. El recibo debe mostrar todos los puntos anteriores y enumerar el número de personas del grupo. Debe mostrar que la cantidad gastada por cada persona es igual a su uso de la compra (el importe del pago de cada persona por la compra de grupo también debe reflejarse en sus respectivos libros de contabilidad). El libro mayor de cada persona debe tener una copia del recibo adjunta.
Excepciones a los recibos
Si un miembro del personal utiliza la asignación personal para comprar un artículo rutinario relacionado con el ocio de menos de 15 dólares, no se requiere un recibo, pero el personal debe hacer una anotación en el libro de cuentas para ese pequeño gasto (por ejemplo, "películas - nombre de la película - 10,50 dólares").
Las agencias pueden exigir recibos a su discreción para todas las compras realizadas por un empleado. Las políticas de la agencia pueden ser más restrictivas que la normativa; debe consultar los procedimientos escritos de su agencia para garantizar su cumplimiento.
Cuando una persona gasta sus propios fondos en una cantidad coherente con su evaluación de la gestión del dinero, no se requieren recibos. La anotación en el libro mayor debe ser "$XX.XX para gastos" y la persona debe poner sus iniciales en la anotación. Aunque no se requieren recibos para las compras realizadas por la persona, es una buena práctica animar a la persona a que obtenga los recibos y los entregue a la residencia para que los guarde en caso de que sea necesario devolver el artículo o si se necesita una prueba de compra para otro propósito (como una garantía). Es importante recordar que no se puede dar a la persona más dinero del que se ha determinado que es capaz de manejar de forma independiente en su MMA.
Recompensas para minoristas
Cuando un minorista emite una recompensa por compras que pueden ser canjeadas por dinero en efectivo, mercancías u otras consideraciones, esa recompensa es propiedad exclusiva de la persona que compró el artículo original. Las recompensas deben registrarse en el libro mayor introduciendo el número de cupón o certificado/tarjeta como parte de la transacción y la recompensa debe adjuntarse al recibo. Los cupones de recompensa, los certificados/tarjetas de regalo y los puntos sólo pueden ser utilizados por la persona que los ha obtenido. Si la persona no utiliza la recompensa, ésta debe caducar. Las recompensas no utilizadas deben permanecer adjuntas a los recibos de compra.
Si una recompensa falta o se pierde, el personal de la agencia debe ponerse en contacto con la tienda o con el número gratuito de la cadena para determinar si se ha canjeado. Si la recompensa se utilizó y no hay pruebas de que se utilizó en beneficio de la persona (por ejemplo, que aparezca en recibos posteriores), la agencia debe reembolsar a la persona el valor de la recompensa. Si la agencia no puede confirmar si se utilizó, debe reembolsar a la persona el valor de la recompensa.
Las auditorías de las asignaciones personales deben incluir la verificación de que cualquier recompensa se documentó adecuadamente y se utilizó para el beneficio de la persona o se dejó caducar. El personal de la agencia que no sigue los requisitos anteriores está violando directamente la responsabilidad de la OPWDD de salvaguardar los bienes personales de las personas a su cargo.
Requisito contable trimestral
Al menos una vez al trimestre, la contabilidad de los subsidios personales debe mostrar la ubicación del dinero de los subsidios personales. Debe detallar:
- Cantidad de efectivo y equivalentes de efectivo en la residencia de la persona y en el programa de día
- Cantidad de dinero en la cuenta personal
- Importe en la cuenta bancaria de la agencia
Si la contabilidad trimestral forma parte del registro general de la agencia, la contabilidad debe mostrar el dinero de las asignaciones personales separado de otros fondos que la agencia controla.
Conservación de registros
Las agencias deben mantener registros completos que documenten todas las transacciones relacionadas con la asignación personal durante cuatro (4) años.