Gestión de Fondos de Particulares

Los reglamentos de las asignaciones personales describen las responsabilidades de las DDSOO y de las agencias voluntarias de la OPWDD que aceptan la responsabilidad de manejar cualquier fondo personal en nombre de las personas a las que sirven. Especifican las responsabilidades del proveedor residencial y del proveedor no residencial. Independientemente de la fuente del dinero, si la agencia está manejando fondos, la agencia debe seguir las regulaciones de asignación personal, incluyendo el registro de cada recibo y desembolso de los fondos administrados por la agencia, incluyendo depósitos, retiros, intereses y transferencias entre cuentas. 

El subsidio personal se deriva de los ingresos mensuales de una persona, incluidos los ingresos no ganados, como las prestaciones del gobierno, y cualquier ingreso ganado. Es importante que la persona tenga acceso a su subsidio personal a medida que los fondos estén disponibles. La agencia debe separar el subsidio personal del resto del dinero en un plazo de tres días laborables desde su recepción. La persona debe recibir los fondos personales en un plazo de tres días hábiles desde la solicitud.

La agencia residencial debe determinar si una persona necesita un representante del beneficiario. La necesidad de un representante del beneficiario debe evaluarse y documentarse en un plazo de 10 días tras el ingreso, cada vez que la persona se traslade, si hay un cambio en sus circunstancias o en su capacidad para gestionar los fondos, y si la persona o alguien más lo solicita en su nombre. Si la agencia determina que una persona necesita un representante del beneficiario, y no lo tenía antes, un profesional de la salud debe realizar una evaluación y presentar sus conclusiones a la SSA. Debe conservarse la documentación. 

Si el representante del beneficiario es el director del centro, debe gestionar las prestaciones y el subsidio personal de la persona sin cobrar nada. Si el director del centro no es el representante del beneficiario, debe ofrecerse por escrito a gestionar el subsidio personal de forma gratuita. Para más información sobre las responsabilidades del representante del beneficiario, consulte el artículo 633.9 del 14 NYCRR.  

La agencia residencial debe desarrollar y aplicar políticas y procedimientos para la gestión y el uso de los fondos. Las políticas y procedimientos deben abordar, como mínimo:

• Seguridad de los fondos, incluida la ubicación mantenida y las restricciones de acceso
• Responsabilidad del personal, los voluntarios y los proveedores
• Mantenimiento de registros, tanto en formato electrónico como en papel
• Gasto y control de las dietas personales
• Que el uso de la asignación personal es para beneficiar únicamente a la persona y refleja sus elecciones
• Un proceso para la planificación individual de los gastos personales y la aplicación de un Plan de Gastos Personales (PEP) 
• Notificación a la persona y a las partes de su elección cuando el proveedor solicita ser el beneficiario representativo
• Respuestas a las solicitudes de contabilidad

La agencia residencial es responsable de la gestión de la cuenta de prestaciones personales siguiendo las siguientes pautas:

• El subsidio personal debe separarse de los ingresos o de la Renta Neta Mensual Disponible (RNMD) dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. 
• Se debe mantener un registro de todos los recursos para garantizar la continuidad del derecho a las prestaciones y los derechos 
• El proceso de contabilidad debe identificar claramente la asignación personal como algo separado de cualquier fondo que pertenezca a la agencia, sus empleados, contratistas, consultores, voluntarios o proveedores de cuidados familiares
• La cuenta de subsidio personal debe reflejar todos los intereses obtenidos por una persona si el subsidio personal ha sido depositado en una cuenta bancaria de la agencia

Además de estas directrices, la agencia o el organismo patrocinador debe disponer de procedimientos para controlar el total de fondos a los que una persona tiene acceso independiente y trabajar con ella para garantizar que este total no supere la cantidad especificada en la Evaluación de la Gestión del Dinero (MMA) de la persona. Esto incluye:

• Dinero en efectivo o equivalentes, como una tarjeta de débito o una tarjeta de crédito de prepago, en posesión de la persona
• Fondos retenidos por la persona de sus ganancias
• Fondos mantenidos en una cuenta propia (por ejemplo, en una cuenta de un banco comunitario)

A veces, las personas se trasladan de una situación de vida a otra. Durante esta transición, es importante que tengan acceso ininterrumpido al dinero de su asignación personal.

El dinero de la asignación personal pertenece a la persona y debe estar disponible para el gasto personal a su discreción. Para garantizar que el dinero de la persona siga estando disponible, se han establecido procedimientos específicos que se describen a continuación.   

Cuando el organismo original es el beneficiario representativo y el dinero de la persona procede en su totalidad de fuentes distintas de la Seguridad Social o el SSI, el saldo de todos los fondos de la asignación personal debe remitirse a la parte correspondiente en la nueva residencia en un plazo de 10 días a partir de la salida de la persona. Durante la transición, cualquier fondo adicional que se reciba antes de la designación de un nuevo representante del beneficiario debe remitirse a la nueva agencia en un plazo de 5 días laborables desde su recepción. Esta disposición se mantiene hasta que se designe un nuevo beneficiario. Si la nueva residencia es una DDSOO o una residencia voluntaria certificada, el nuevo proveedor debe determinar si sigue siendo necesario un representante del beneficiario y solicitar ser beneficiario, si procede, en un plazo de 10 días desde la admisión.

Los siguientes procedimientos se aplican, independientemente del lugar al que se traslade la persona, cuando cualquier dinero de la persona proviene de pagos realizados por la Administración de la Seguridad Social (SSA):

Cuando se produzca un cambio de beneficiario representativo, todos los fondos de la SSA deben ser devueltos a la SSA en un plazo de 10 días. La nueva agencia o el nuevo beneficiario deben ser notificados de la fecha y la cantidad devuelta.
La SSA puede conceder un permiso por escrito para remitir los fondos al nuevo beneficiario si se solicita para personas concretas o en determinadas circunstancias. Este permiso debe conservarse en el expediente.
Si se ha recibido el permiso por escrito de la SSA para remitir los fondos a la nueva agencia, los fondos deben remitirse en un plazo de 10 días a partir del traslado.
Además de los procedimientos descritos anteriormente, los siguientes requisitos específicos se aplican cuando una persona se muda a otra residencia certificada u operada por OPWDD: 

• Cuando una persona se traslada, la agencia debe enviar a la nueva agencia el menor de los importes de un mes de subsidio personal legal o el total de los fondos de la persona, antes de devolver los fondos restantes a la SSA. 
• Cuando una nueva agencia es nombrada representante del beneficiario y recibe los fondos de una persona, el dinero debe ser tratado como una asignación personal. Si se debe alguna renta por un período anterior al nombramiento como representante del beneficiario, la agencia debe obtener un permiso por escrito de la SSA para cobrarla, a menos que la persona resida en un ICF, DC o SRU. 
• El fondo para entierros debe enviarse al nuevo beneficiario en un plazo de 10 días hábiles y debe estar claramente identificado como tal. La nueva agencia debe contabilizar el fondo de enterramiento por separado para que siga siendo un recurso excluido a efectos de SSI y Medicaid.
• Si se ha determinado que una persona necesita un representante del beneficiario, la nueva agencia debe solicitar a la SSA que se convierta en el representante del beneficiario de la persona en un plazo de 10 días hábiles a partir del traslado de la persona. La agencia de residencia debe documentar la necesidad de un beneficiario y su oferta de actuar como representante del beneficiario. Esta documentación debe conservarse en el expediente del caso. 

Los procedimientos descritos anteriormente tienen por objeto evitar que se produzcan déficits en la prestación personal de un individuo cuando se traslada a una nueva residencia. Si una persona se muda a una residencia gestionada por una agencia diferente y se produce un déficit temporal porque las prestaciones de la persona aún no se están pagando a la nueva agencia, la agencia puede adelantar la prestación personal de la persona hasta que se reciban las prestaciones. Este es el único caso en el que una agencia puede adelantar fondos a una persona. Cualquier otro anticipo de fondos constituye una prenda y está prohibido. 

Un proveedor no residencial que acepta fondos de subsidio personal de una agencia residencial para el uso de una persona asume la responsabilidad de esos fondos y debe manejarlos de acuerdo con la normativa de subsidio personal. 

Esta responsabilidad incluye el establecimiento de políticas y procedimientos que aborden, como mínimo

• El uso de los fondos
• La seguridad de los fondos
• Mantenimiento de registros, tanto en formato electrónico como en papel
• La responsabilidad de todo el personal de la agencia que maneja el dinero, incluido el personal, los contratistas, los consultores y los voluntarios 
• Gasto y control de las dietas personales

Además, la normativa sobre prestaciones personales exige que un proveedor no residencial deba

• Mantener un registro o libro de contabilidad específico para cada persona en el que se detallen los ingresos, los desembolsos y el saldo de los fondos de las dietas personales
• Obtener recibos de acuerdo con el 14 NYCRR 633.15
• Garantizar que los gastos benefician al individuo y que los artículos adquiridos por o para la persona pasan a ser su propiedad personal
• Garantizar que el uso de la asignación personal se ajusta al plan de gastos del individuo
• Enviar trimestralmente a la agencia residencial una copia del libro de cuentas de cada persona para la que el programa tiene fondos de asignación personal

Existen diferentes tipos de cuentas asociadas a las dietas personales. Hay que mantener la documentación de todas las cuentas cubiertas por la normativa sobre el subsidio personal. Aunque no trabaje con todas ellas, debe estar familiarizado con sus fines y también debe saber:

• ¿Quién gestiona las cuentas en su agencia?
• ¿Cómo gestiona su agencia el subsidio personal? 

También debe saber cómo acceder a la información relativa al importe de la asignación personal que corresponde a una persona en un mes determinado y al saldo total de la(s) cuenta(s) de asignación personal con la(s) que trabaja. Estas cuentas pueden incluir cualquiera o todas las siguientes:

• Una cuenta de subsidio personal
• Una cuenta de indemnización personal fiduciaria de la agencia
• Una cuenta personal
• Dinero en efectivo o equivalentes, como una tarjeta de débito o una tarjeta de crédito de prepago, en la residencia de la persona y/o en el programa de día
• Dinero en posesión de la persona

Cuenta de compensación personal
Cuando la agencia residencial gestiona el subsidio personal, debe establecerse una cuenta de subsidio personal para la persona. Esto se aplica cuando la agencia es el beneficiario representativo y/o cuando recibe fondos del beneficiario representativo o de la persona a gestionar. La cuenta de subsidios personales consiste en un proceso contable para registrar la recepción y el desembolso de todos los subsidios personales. No hay un formato obligatorio, pero se sugiere que haya columnas para mostrar la diferencia entre los ingresos corrientes y los ahorros. Las agencias deben identificar en qué cuentas se guardan los subsidios personales y qué cantidades hay en cada una, al menos trimestralmente. Los fondos de la cuenta de subsidio personal deben mantenerse en una o más de las siguientes cuentas:   

• Una cuenta de indemnización personal fiduciaria de la agencia
• Una cuenta personal
• Dinero en efectivo en el domicilio de la persona
• Efectivo con otros proveedores de servicios

Cuenta de indemnización personal fiduciaria de la agencia

Las cuentas fiduciarias de dietas personales son creadas por una agencia para contener los fondos de dietas personales de los que es responsable. Pueden contener las dietas personales de varios individuos, pero las agencias deben poder identificar las dietas personales que pertenecen a cada persona. La cuenta debe generar intereses. Los intereses de la cuenta deben asignarse a todas las personas que tengan dinero en ella. Aunque la agencia controla la cuenta bancaria, no es propietaria del dinero que hay en ella. 

Sólo los empleados autorizados de la agencia deben tener acceso a la cuenta fiduciaria. El dinero sólo puede ser desembolsado de la siguiente manera:

• A la persona por gastar 
• A la residencia para mantener el dinero en efectivo para la persona 
• A los vendedores para pagar los gastos de las dietas personales  
• A familiares o amigos para reembolsar las compras con recibos
• A una cuenta personal

Cuenta personal
Una cuenta propia es una cuenta en una institución financiera de la comunidad. La cuenta puede utilizarse para personas que pueden tener algunas habilidades de gestión del dinero pero necesitan formación, para quienes necesitan ayuda para depositar y retirar fondos físicamente, o por otras razones documentadas en el PEP. Debe estar sólo a nombre del individuo para reflejar la propiedad exclusiva. La cuenta nunca debe estar a nombre de la persona y a nombre de la agencia o de un empleado de la agencia. Si es posible, la cuenta debe devengar intereses. Los salarios pueden depositarse en la cuenta. En términos de documentación y control, el depósito directo es siempre una buena idea.

Algunas agencias utilizan tarjetas de débito o de cajero automático para gestionar mejor las asignaciones personales. Esto tiene una ventaja, ya que se puede acceder al dinero desde casi cualquier lugar y de la misma manera que los demás. La mayoría de los cajeros automáticos tienen cámaras, lo que resulta útil a la hora de investigar problemas. El extracto bancario muestra las retiradas y los abonos y puede utilizarse como control interno. También reduce la cantidad de dinero en efectivo en la casa. 

Dado que la cuenta de propiedad de la persona pertenece sólo a ella, ésta es responsable de las comisiones relacionadas con la cuenta. Sin embargo, la agencia tiene la obligación de buscar la mejor opción para la persona e intentar que se le exima de cualquier gasto. La agencia también es responsable de supervisar el saldo de la cuenta para asegurarse de que los recursos totales de la persona se mantienen por debajo del límite permitido para que las prestaciones de la persona no se reduzcan.

Dinero en efectivo en la residencia
De acuerdo con el PEP y a petición de la persona o del personal apropiado de la agencia, se puede tener dinero en efectivo en la residencia para satisfacer las necesidades diarias de la persona. El efectivo debe estar en un lugar seguro y el acceso a los fondos debe ser limitado. Los fondos deben ponerse a disposición de la persona cuando ésta lo solicite. Debe haber documentación en la residencia, incluyendo un libro de contabilidad o equivalente, de todos los recibos, desembolsos y el saldo de todo el efectivo en la residencia. Los equivalentes de efectivo, como las tarjetas de crédito de prepago, deben tratarse como efectivo si están en manos de la residencia. La cantidad de efectivo en la residencia debe reflejar las necesidades de gasto de la persona en función de su PEP y ser igual o inferior a la cantidad del límite de efectivo de la residencia. El límite legal de efectivo se aplica a la cantidad total de efectivo, incluidos los salarios, que la agencia puede mantener en la residencia para una persona. El tope de efectivo se ajusta anualmente cuando hay un COLA de la SSA y es igual a la cantidad de asignación personal estatutaria para el Nivel III de Cuidado Congregado (Escuela de Especialidad) más $20. Esta cantidad puede superarse durante un máximo de 14 días naturales para un fin específico. En el registro de la cuenta de efectivo debe incluirse la documentación de la cantidad específica, el tiempo y el propósito de la cantidad excedente. Una agencia puede elegir un tope de efectivo inferior a la cantidad reglamentaria, pero no puede exceder esa cantidad. Una parte del dinero en efectivo de la residencia se puede proporcionar a un programa no residencial para que la persona lo utilice mientras recibe los servicios en ese programa. 

Dinero en efectivo en el programa de día
Los programas de día deben seguir los requisitos para todos los proveedores no residenciales. Los fondos proporcionados a un programa de día no deben repercutir negativamente en la capacidad de la persona para hacer las cosas que le gustan por las tardes y los fines de semana. Un programa residencial no puede transferir los fondos de la asignación personal al programa de día a menos que el programa de día tenga procedimientos establecidos para manejar la asignación personal, incluyendo:

• Mantener libros de contabilidad y recibos separados para cada persona para la que el programa de día maneja cualquier dinero de asignación personal 
• Envío de un informe trimestral al programa residencial
• Siguiendo el PEP de la persona

Estos procedimientos sólo deben utilizarse para las personas que son incapaces de manejar sus propios fondos o para los importes superiores a los indicados en su evaluación de gestión del dinero. Si el programa de día no sigue los requisitos reglamentarios, el personal de la agencia residencial no debe enviar los fondos de la asignación personal al programa de día. 

Ejemplo: Una DDSOO y un programa de día colaboran para proporcionar una asignación personal a Jessica durante las salidas diurnas a la comunidad que ella elija. La residencia retira una pequeña suma (20 dólares o menos) del efectivo disponible y la envía al programa de día. El programa de día entrega un recibo del dinero a la residencia. El personal del programa de día lleva un libro de contabilidad de todos los gastos, incluyendo cómo se ha utilizado el dinero y los recibos si son necesarios. Cada trimestre, el programa de día envía una copia del libro de cuentas al programa residencial. Este acuerdo reduce el tiempo y el papeleo de transferir pequeñas cantidades específicas entre el programa de día y la residencia. La OPWDD también considera que este acuerdo es más seguro, ya que menos personas manejan el dinero cada día.