Problemas de auditoría

La OPWDD y otros organismos gubernamentales auditarán la forma en que un programa maneja la asignación personal. Revisarán los libros de contabilidad y la documentación justificativa, y contarán el efectivo disponible.

Durante las auditorías se han encontrado algunos problemas comunes. Estos problemas comunes incluyen:

• El subsidio personal no se separó de los ingresos contables en los tres (3) días siguientes a su recepción
• Faltan fondos
• No se asignó el importe total de la prestación personal a la persona cuando el importe de sus ingresos no ganados disminuyó 
• No se ha completado la revisión anual del porcentaje requerido de cuentas de prestaciones personales para las personas que viven en los diferentes tipos de residencias
• El dinero en efectivo de la casa superó el límite legal de efectivo por persona
• Los gastos con cargo a la asignación personal eran inadecuados, por ejemplo, la asignación personal se utilizó para pagar el servicio telefónico local, las recetas y otros gastos que deberían haber sido pagados por la agencia o Medicaid
• Las habilidades de manejo de dinero de la persona en el MMA no fueron reevaluadas periódicamente 
• No existían procedimientos internos por escrito sobre el manejo de los fondos de las dietas personales
• Faltaba la documentación de la recepción y la contabilidad separada de la asignación semestral para ropa de la OPWDD
• Los fondos semestrales de la asignación para ropa no se utilizaban 

También ha habido problemas comunes con los libros de contabilidad, como:

• Las operaciones de tesorería no se anotaron en el libro mayor en el momento en que se produjeron
• La persona que realizó la compra no fue registrada
• Los libros de contabilidad estaban mal mantenidos o eran inexistentes
• Se cometieron errores matemáticos en el libro mayor
• Las compras no tenían justificantes
• Los recibos genéricos no incluían el proveedor, la fecha o la descripción de los artículos comprados 
• Las personas con capacidad no pusieron sus iniciales ni firmaron el dinero que se les entregó 

Se entiende que un organismo o personal presta fondos del organismo o su propio dinero a una persona y espera que se lo devuelvan con los fondos de la asignación personal. La ley estatal prohíbe prestar dinero a los beneficiarios de prestaciones personales, aunque sea por un periodo corto, y luego devolverlo con los fondos de las prestaciones personales. 

Si el personal de la residencia no tiene acceso al dinero en efectivo en el momento de la solicitud, la residencia no puede tomar fondos de la caja chica o prestar fondos personales y posteriormente reembolsarlos con la asignación personal de la persona. La planificación previa puede eliminar situaciones en las que el personal pueda verse tentado a prestar fondos de la agencia o sus propios fondos. La agencia debe revisar sus procedimientos para asegurarse de que existen planes para garantizar que las personas tienen acceso a sus fondos cuando el personal que puede abrir la caja fuerte está fuera de servicio. 

Hoy en día es difícil hacer algunas compras utilizando dinero en efectivo. OPWDD ha desarrollado políticas para abordar el uso de una tarjeta de crédito para hacer compras de una manera que evite la pignoración cuando sea necesario (como los billetes de avión). La DDSOO o la agencia voluntaria puede usar su tarjeta de crédito comercial para la compra de un artículo(s) para una persona para la cual el Director de la DDSOO o de la agencia voluntaria maneja fondos de asignación personal. Los fondos de la persona deben reservarse antes de la compra y por el importe total de la misma. Si los fondos no se reservan antes de la compra, se consideraría una pignoración de fondos, lo que supondría una violación de la normativa sobre asignaciones personales de la OPWDD (14 NYCRR 633.15).

En el caso de las compras que requieran una tarjeta de crédito, la agencia puede asegurarse de que permite el acceso de las personas a los artículos y de que no están empeñando dinero:

• Revisar la cuenta de dietas personales y comprobar que hay saldo suficiente para cubrir la compra
• Reservar el coste total antes de utilizar la tarjeta de crédito
• Pagar el coste total desde la cuenta personal a la factura de la tarjeta de crédito inmediatamente después de la transacción

Una agencia puede proporcionar fondos para comprar artículos o participar en salidas comunitarias cuando la persona no tiene ingresos. No se trata de un anticipo de fondos, ya que no se espera que la persona reembolse a la agencia. Si una agencia proporciona fondos a una persona sin ingresos, los fondos para gastos personales no pueden ser reembolsados si la persona tiene posteriormente derecho a las prestaciones. 

Se pueden desarrollar procedimientos para permitir que el personal tenga acceso a pequeñas cantidades de fondos de asignaciones personales cuando el personal que tiene acceso a la caja fuerte está fuera de servicio. Una forma es utilizar un sistema de libro auxiliar. 

Los libros auxiliares se recomiendan como mejor práctica porque:

• El efectivo fuera de las zonas seguras se reducirá al mínimo
• Permite rendir cuentas de los fondos
• Los ciudadanos pueden acceder a su dinero en efectivo cuando lo necesiten 

Ejemplo: sub-libros

Este ejemplo describe los procedimientos del libro auxiliar utilizados por un proveedor.

Las hojas del libro mayor están protegidas y los fondos se guardan en una caja fuerte. El proveedor designa a un gestor del libro mayor que tiene acceso al libro mayor y a la caja fuerte. Se puede designar a un co-gerente de los libros de contabilidad como respaldo para cubrir cuando el gerente designado esté fuera de servicio. Se debe realizar una conciliación completa de los libros de contabilidad y del efectivo antes de que la responsabilidad pase del gestor al cogestor. 

Si se necesitan fondos cuando no hay acceso a la caja fuerte, se pueden entregar pequeñas sumas a otro miembro del personal responsable por adelantado y asegurarlas dentro de la residencia cuando se hayan completado las salidas. La persona del personal firma la hoja del libro mayor, y los fondos se colocan en un sobre del libro auxiliar que designa el propósito de los fondos. El empleado debe documentar cómo se gasta todo el dinero y presentar recibos. Los fondos y el libro auxiliar se guardan cuando el personal no está con la persona o comprando en su nombre. Si hay un propósito específico para el dinero, el miembro del personal responsable debe comprar y devolver los recibos y el cambio al gestor del libro mayor en un plazo de siete (7) días. Si se solicita más dinero para la misma persona, el miembro del personal debe entregar el libro auxiliar antes de que se concedan los fondos adicionales.

Cada vez que un funcionario transfiere los fondos de una persona a otra, debe haber un asiento en el libro mayor. 

El proveedor tiene varias políticas que ayudan a salvaguardar el dinero:

• El personal no puede transferir o prestar dinero de la cuenta de una persona a la de otra 
• Se prohíben los préstamos con cargo a los fondos de prestaciones personales al personal
• El personal no puede gastar sus propios fondos para luego ser reembolsado
• No está permitido mezclar los fondos del personal con los individuales; los fondos de cada persona se guardan por separado
• El gestor del libro mayor puede auditar los libros auxiliares en cualquier momento

Como el subsidio personal influye en la calidad de vida de una persona, su uso indebido está penado por la ley. La mala gestión del subsidio personal puede constituir un delito de clase A. Las sanciones civiles y penales incluyen:

• Hasta 2 años de cárcel
• Multa de 10.000 dólares
• Sentencias de hasta el doble de la cantidad utilizada indebidamente