Visión de conjunto

En esta sección se analizan las diferentes formas en que se puede gastar el subsidio personal. Esto no es todo incluido. La persona puede gastar su asignación personal en muchos artículos y servicios diferentes. Esta sección está diseñada para aportar algunas ideas y cosas a considerar. Las preguntas se pueden remitir a su& Administración de Asistencia de& Prestaciones Financieras (FBEAM) local.  Póngase en contacto con su oficina regional para llegar a su FBEAM.

Entretenimiento & Cenar fuera

Lo que una persona gasta en entretenimiento debe basarse en sus preferencias. A muchas personas les gusta ver una película y comer fuera con sus amigos. En lugar de llevar a todos los miembros de una residencia en un grupo grande a ver la misma película, es mejor que cada persona utilice su asignación personal para elegir una película específica que quiera ver con uno o dos amigos cercanos. Otros pueden preferir un concierto en directo, un espectáculo de Broadway, un evento deportivo o una feria del condado.  

Considere oportunidades que impliquen experiencias sensoriales. Las vistas, los sonidos, los olores y los sabores del barrio son un buen punto de partida. Las personas pueden disfrutar de la fragancia de un mostrador de perfumes y del tacto de las lociones y cremas de las tiendas de baño y cuerpo. Ir a una panadería local puede implicar todos los sentidos. Asistir a festivales y ferias locales puede dar la oportunidad de probar nuevas comidas, escuchar nueva música y conocer gente nueva. Los viajes repetidos también ofrecen una buena oportunidad para convertirse en un cliente apreciado.

Las personas pueden vivir muchas experiencias sensoriales cuando se convierten en clientes habituales de los balnearios, donde pueden disfrutar de una manicura, un tratamiento facial o un masaje. Incluso aquellos a los que les gusta su "propio espacio" pueden disfrutar de la relajación y el tacto suave de estas experiencias. Los spas y las peluquerías pueden proporcionar una experiencia sensorial, interacción con los miembros de la comunidad, relajación y pueden hacer que una persona se sienta bien consigo misma. Recibir cumplidos por un nuevo peinado o manicura puede hacer que la experiencia sea aún más gratificante. 

Para los que les gustan las luces brillantes, piensen en ir a los salones de juego o a los clubes de baile locales, o a las ferias y otros eventos que ofrecen espectáculos pirotécnicos. La asignación personal puede cubrir los gastos de entrada a estos lugares y eventos. Una persona puede comprar entradas para películas o espectáculos que ofrezcan diferentes vistas y sonidos, pero el evento debe coincidir con los intereses y preferencias de la persona, y con su capacidad para estar sentada durante un periodo prolongado. 

Las personas que disfrutan de la música pueden asistir a conciertos en el parque o en teatros locales y comprar música para disfrutarla en casa. Si a la gente le gusta ver la televisión, busque algo que pueda hacer más divertido su tiempo de televisión, como un sillón especial, DVDs de sus programas favoritos o aperitivos especiales para diferentes programas. Si a alguien le gusta hacer música, intenta organizar clases de música en la comunidad con un estudiante de música o un instructor local.

Sé creativo. Si a alguien le gusta escuchar música, amplíelo: intente asistir a un concierto, a una producción local de un musical o alquile o compre un instrumento musical para descubrir otras formas de explorar la música. A alguien que le guste ir de compras puede disfrutar de una feria de artesanía local. La asignación personal puede utilizarse para que alguien amplíe sus experiencias y desarrolle nuevos intereses. Es conveniente utilizar la asignación personal para probar cosas nuevas y para seguir con los intereses actuales.

Servicio de cable
Las agencias residenciales están obligadas a suministrar un servicio de cable básico a los residentes. Normalmente se proporciona en las zonas comunes, como la sala de estar. El coste asociado al suministro de cable en una zona común es responsabilidad de la agencia residencial. 

Los particulares también pueden solicitar el servicio de cable en sus dormitorios. En este caso, es conveniente utilizar los fondos de la asignación personal para pagar el aumento de los costes del cable (si lo hay) asociado a la prestación del servicio en los dormitorios. Cuando hay cargos adicionales relacionados con el cable en un dormitorio, el subsidio personal puede usarse normalmente para pagar los cargos adicionales. Dado que hay una gran variedad de planes y compañías de cable en todo el estado, este manual no puede cubrir todas las situaciones posibles. Si no hay cargos adicionales por tener cable en un dormitorio, el proveedor no puede cobrar a la persona por ninguna parte del servicio.

Si varias personas de una casa solicitan compartir el coste de canales adicionales, como canales premium o pases deportivos, la agencia debe asegurarse de que siguen las normas de aprobación previa relativas a las compras en grupo. En ese caso, para que los canales de cable premium o los pases de deportes se consideren un uso adecuado de los fondos de la asignación personal, deben cumplirse todos los criterios para las compras en grupo. Dichos criterios se describen en la sección de compras en grupo de este manual. La agencia debe ser capaz de distinguir claramente entre las tarifas de los servicios y artículos que deben proporcionar y las tarifas que los individuos pagan por el servicio mejorado.

Cuando una persona está hospitalizada, puede solicitar el servicio de televisión en su habitación del hospital. Esto puede ser un uso apropiado de la asignación personal si es la elección del individuo y para su entretenimiento, no a petición del personal. La televisión para el entretenimiento no es un gasto médico, aunque se vea en la habitación del hospital. 

Al igual que con cualquier gasto planificado de la asignación personal, el PEP debe revisarse según sea necesario para reflejar un gasto recurrente relacionado con el cable, si corresponde, de modo que los fondos estén disponibles para pagar las facturas cuando se necesiten. Como recordatorio, los proveedores no pueden pagar la factura y reembolsarse a sí mismos con la asignación personal del individuo; más bien, la agencia debe establecer un método para reservar dinero de la asignación personal de la persona cada mes, de modo que el dinero esté disponible cuando las facturas venzan. Cualquier acuerdo de este tipo debe contar con la participación de la persona y de los miembros del equipo.

Cena
La asignación personal puede utilizarse para cenar en un restaurante con comidas y especialidades preferidas o étnicas. La asignación personal puede utilizarse para comer mientras se hace la compra con los amigos o la familia, y puede utilizarse para apoyar a las personas que van a desayunar, comer o cenar con los amigos y la familia. Las personas pueden convertirse en asiduas a un salón, club, café o cafetería local. 

Aunque la asignación personal puede utilizarse para comidas fuera, NO puede sustituir a las tres comidas y meriendas diarias que la residencia debe proporcionar. Si la persona necesita alimentos especiales por necesidades nutricionales, esto es responsabilidad de la agencia. Si la persona debe seguir una dieta baja en calorías, la agencia debe correr con los gastos de la comida, incluso si se trata de comidas preenvasadas y congeladas. Si la persona no tiene ninguna condición médica que requiera una dieta específica, sino que simplemente le gusta una determinada cena congelada, puede utilizar la asignación personal para comprar las comidas que elija. La residencia debe procurar comprar los tipos de alimentos que les gustan a las personas que viven allí, pero la asignación personal puede utilizarse para artículos especiales que normalmente no se comprarían.

Si una persona quiere cenar fuera y puede expresar su deseo, es apropiado que utilice la asignación personal para pagar la comida. Si la persona no puede expresar sus preferencias, los principios rectores son los de la prudencia y el interés superior de la persona. Hay que tener cuidado para garantizar que no se haga un uso inadecuado de los fondos de la persona para pagar la comida fuera de casa, como dejar demasiadas propinas, pagar la comida de otros, ir a un restaurante demasiado caro cuando alguien tiene fondos limitados o a un restaurante sin opciones para satisfacer sus necesidades dietéticas. 

El subsidio personal NO puede utilizarse para comer fuera cuando la persona no tiene otra opción. Por ejemplo, si todos los que viven en una residencia salen a comer pizza en agosto porque hace calor y el personal no quiere utilizar la cocina o el horno debido al calor, no se puede utilizar la asignación personal. Sin embargo, si las personas deciden salir a comer pizza porque eso es lo que quieren cenar y el personal está dispuesto a proporcionar una comida en casa, entonces se puede utilizar la asignación personal. 

Los usos inadecuados son:

  • Cenar fuera sólo por la facilidad del personal  
  • Gastar los fondos de la persona de manera desigual (por ejemplo, Carlos paga más para cubrir los gastos de la comida de Sam)
  • Reembolsar al personal el dinero prestado a un individuo para cubrir el coste de su comida (el personal tiene prohibido prestar dinero a los individuos) 
  • Gastar la asignación personal en comidas o cenas fuera de casa que la persona no ha elegido
  • Gastar la asignación personal en los alimentos necesarios para satisfacer las necesidades nutricionales o dietéticas de una persona

Fiestas
La asignación personal puede utilizarse para organizar una fiesta si la persona recibe un beneficio por ello. La persona debe disfrutar de las fiestas, invitar a personas de su elección y la comida, el entretenimiento, el lugar y la decoración deben reflejar sus preferencias. El subsidio personal puede utilizarse para comprar comida para la persona y sus invitados cuando organice una fiesta, no para el personal. El PEP debe reflejar también los gastos previstos para las fiestas. Debe mantenerse la documentación sobre las preferencias de la persona y los beneficios de organizar una fiesta. 

 

Decoración/personalización del espacio personal

La decoración de la habitación de una persona es una de las muchas formas de utilizar la asignación personal. La decoración puede reflejar los intereses, el estilo y las experiencias únicas de una persona. La agencia residencial es responsable del mobiliario básico de la habitación de la persona. Los gustos personales de la persona deben tenerse en cuenta cuando el personal selecciona artículos como las cortinas, la ropa de cama y la colcha, incluso cuando los fondos de la agencia se utilizan para las compras iniciales o cuando se necesitan reemplazos. Los fondos personales del individuo pueden utilizarse si sus gustos cambian después de amueblar la habitación, pero no si hay que sustituir los muebles porque están desgastados. 

La agencia residencial debe proporcionar el mobiliario básico. Si la persona o su defensor quieren comprar muebles especiales que reflejen mejor los gustos de la persona, se puede utilizar la asignación personal. Si el subsidio personal se utiliza para comprar muebles especiales para el exterior, como un columpio, el artículo debe ser portátil y poder trasladarse si la persona se muda. Antes de comprar el artículo, hay que tener en cuenta el coste revisando el plan de gastos de la persona. Determine si la compra de muebles afectará negativamente a las demás partidas del plan de la persona. Cuando se utilice la asignación personal para comprar muebles, la persona debe participar en la elección del artículo en una tienda comunitaria y tomar parte en la compra.

La asignación personal no debe utilizarse para decorar el espacio común de la vivienda. No debe utilizarse para artículos de la zona común que no estén dedicados al uso de la persona. Los fondos de la persona no pueden utilizarse para comprar muebles básicos (por ejemplo, un sofá) para la zona común.

A la hora de considerar el uso de la asignación personal para la decoración de la habitación, hay que tener en cuenta lo siguiente

  • Los intereses de la persona
  • Su color favorito 
  • Los tipos y estilos de objetos de colección que tienen o desean 
  • Su preferencia o participación en deportes y equipos
  • Sus aficiones

El subsidio personal puede utilizarse para:

  • Comprar flores
  • Empezar o aumentar una colección que la persona pueda exhibir en su espacio personal (por ejemplo, maquetas de coches o trenes, figuritas o gorras de béisbol)
  • Mostrar el interés de la persona por un equipo o un artista con carteles y banderines
  • Compra, amplía y enmarca las fotos, las imágenes favoritas y las obras de arte, ya que pueden añadirse a la historia de cada persona
  • Comprar un televisor, un reproductor de DVD, una tableta o un ordenador para la habitación de la persona

Tenga en cuenta que cuando las compras se realizan en el barrio de la persona, ésta será un cliente valioso con poder adquisitivo en la comunidad. 

Sea sensible a la etnia de la persona. Por ejemplo, si la persona responde cuando la familia o los cuidadores hablan en español, apoye las compras en tiendas con vendedores de habla hispana. La persona puede comprar en las bodegas del barrio.

Viajes, vacaciones y desplazamientos

Las vacaciones son una forma estupenda de utilizar la asignación personal cuando se adaptan a los intereses de la persona. Puede considerar la posibilidad de unas vacaciones que den lugar a interacciones personales con miembros de la comunidad o a visitas a familiares y amigos. Los viajes y las vacaciones a lugares o atracciones que la persona disfruta son buenas opciones a explorar. Algunas organizaciones de viajes sin ánimo de lucro ofrecen paquetes vacacionales personalizados para personas con discapacidad. La asignación personal puede utilizarse para pagar un viaje organizado por una de estas organizaciones.

La prestación personal puede pagar los gastos de viaje de los familiares o amigos que vengan a ver a la persona en su lugar de residencia. Debe documentar que la persona se beneficiará de ver al familiar o amigo. Los gastos deben ser razonables y no deben afectar negativamente a la persona ni a sus actividades normales. Si es posible, el familiar o amigo debe pagar los gastos de viaje y luego presentar los recibos para su reembolso. Los anticipos en efectivo deben utilizarse sólo como último recurso y el familiar o amigo debe comprometerse a devolver los recibos junto con el dinero no gastado. Si no devuelven los recibos después del viaje, no se deben conceder futuras solicitudes de anticipos en efectivo.

Si una persona se va de vacaciones con un cuidador familiar certificado, el importe que paga el individuo se basa en lo que comparte o consume durante las vacaciones (véase el ejemplo 2 - Viajes y vacaciones).

Si una persona asiste a un colegio público y su clase va a realizar un viaje, la asignación personal es una fuente apropiada para los gastos de la actividad, a menos que la actividad esté incluida en el Plan de Educación Individualizado (IEP) de la persona. 

Si una persona va al bingo, a una excursión de los scouts o a una excursión organizada por su club de jardinería, la asignación personal puede utilizarse para los gastos relacionados con esas excursiones. El subsidio personal no debe utilizarse para actividades de habilitación diurna en las que los honorarios están incluidos en la tarifa de la agencia o para una actividad o servicio requerido en el ISP/plan de vida de la persona.  

En el caso de los empleados del Estado, no se puede pagar ningún gasto con los fondos de las dietas personales. 

Una agencia residencial voluntaria puede utilizar los fondos ahorrados de la Seguridad Social y/o del SSI de la persona para los gastos de bolsillo del personal. Debe obtener la aprobación previa de la Seguridad Social para los gastos que superen los 100 dólares por persona. El salario, las prestaciones o los beneficios adicionales del personal no pueden pagarse o complementarse con la asignación personal. 

En el pasado, los gastos permitidos han sido:

  • Billetes de acompañante en el transporte
  • Boletos de entrada 
  • Coste de la parte de la habitación de hotel asignada al personal

Si un miembro del personal va a supervisar a dos o más personas en una excursión o vacaciones, los gastos de bolsillo del personal deben dividirse a partes iguales entre todos los participantes.

 

Ejemplo 1 - Viajes y vacaciones
Ron y Shawn viven en un IRA. Hicieron dos vacaciones cortas con la agencia de voluntariado en una furgoneta propiedad de la agencia y pagaron gastos que fueron cuestionados durante una auditoría. Los gastos del viaje se dividieron a partes iguales entre el número de personas que iban en la furgoneta. Los gastos incluían reparaciones de la furgoneta, el precio del taxi de ida y vuelta, neumáticos, un extintor para la furgoneta, una reparación del cable de elevación del remolque, cambio de aceite, etc. También había recibos de alimentos y aperitivos consumidos durante los viajes. Algunos de los artículos pueden ser usos apropiados de la asignación personal y muchos otros no lo son. Los gastos relacionados con la avería y la reparación de la furgoneta son responsabilidad exclusiva del propietario de la furgoneta, en este caso, la agencia de voluntarios. Esos gastos no deben compartirse ni repartirse entre las personas que realizan el viaje. Los bocadillos que se compraron pueden ser un uso apropiado de la asignación personal de Shawn y Ron si ellos eligieron los bocadillos y los comieron.

Ejemplo 2 - Viajes y vacaciones
Carol vive en una residencia familiar. Su cuidador familiar, su cónyuge, sus hijos y Carol se van de vacaciones a un parque temático en Florida en coche. A continuación se exponen las pautas para un reparto adecuado de los gastos. Carol debe pagar su parte proporcional de los artículos compartidos por todos los viajeros. Todo lo que use Carol solamente, lo paga ella. Dado que todos viajan y comparten el coche hasta Florida, los gastos de gasolina, peajes y aparcamiento se dividen a partes iguales. El proveedor pagaría 5/6 de los gastos y Carol 1/6. Si comparten habitación de hotel, se aplica lo mismo. Si Carol tiene su propia habitación, la paga ella. Las comidas dependen de las circunstancias. Las comidas en restaurantes que tome Carol durante el viaje corren de su cuenta. Las comidas del proveedor y la familia son responsabilidad del proveedor. Si el grupo prepara las comidas juntos (barbacoa, comidas en una cocina), el proveedor paga el coste de las comidas para la familia y para Carol. Para las entradas, Carol sólo es responsable de su propia entrada. El proveedor es responsable de las entradas para sí mismo y para los miembros de su familia. Si Carol quiere comprar un recuerdo, lo paga ella. El proveedor es responsable de los recuerdos que él o su familia quieran. Si alquilan un barco todos juntos, el coste se reparte proporcionalmente. Si alquilan bicicletas, Carol paga su propia bicicleta y el proveedor paga las bicicletas utilizadas por su familia.

Transporte

El transporte consiste en llevar y traer a las personas al trabajo, a los lugares de ocio, a las visitas familiares y a otros eventos y actividades en la comunidad. Normalmente, el programa de habilitación diurna o residencial se encarga del transporte, pero ¿qué ocurre con las situaciones fuera de lo común? ¿Cuándo se puede utilizar la ayuda personal y cuándo no?  

Por lo general, la asignación personal no puede utilizarse para el transporte. Los programas deben pagar los gastos de transporte relacionados con las actividades del programa. Las vacaciones y los viajes de un día que no se incluyen como parte de un plan formal son una excepción, ya que estas actividades de transporte no están relacionadas con las actividades del programa.

Por lo general, sólo se puede utilizar la asignación personal derivada de la parte exenta del salario para el transporte hacia y desde el trabajo. La parte exenta del salario (65 $ más la mitad del resto del salario bruto) debe utilizarse para los gastos relacionados con el trabajo, como los uniformes y el transporte. Si esa cantidad no es suficiente para cubrir los viajes de ida y vuelta al trabajo en transporte público, no deben utilizarse los fondos del subsidio personal. Estos gastos excesivos corren a cargo del proveedor de la residencia. Si la persona vive en un hogar de cuidados familiares, es responsabilidad del organismo patrocinador pagar el exceso de gastos de transporte. Sin embargo, si una persona no quiere utilizar el transporte que proporciona la agencia residencial y elige un transporte diferente, se pueden utilizar los fondos de la asignación personal de la persona. La agencia debe buscar alternativas para reducir los costes. 

Otro aspecto del transporte tiene que ver con los gastos de mudanza de la persona. Los costos asociados con las mudanzas entre arreglos de vivienda que están dentro de la jurisdicción de la DDSOO o de la agencia residencial son responsabilidad de la DDSOO o de la agencia. La agencia residencial de la que se traslada una persona es responsable de los gastos de mudanza cuando alguien se traslada a un arreglo de vivienda certificado con una agencia diferente. 

Si la persona vive en un arreglo de vivienda certificado y se muda a un arreglo de vivienda no certificado, los gastos de mudanza son responsabilidad del DDSOO o de la agencia residencial que la persona está dejando. Los fondos de Asistencia para Mudanzas y/o Servicios de Transición a la Comunidad (CTS) pueden estar disponibles para ayudar con los gastos de establecimiento de vivienda para los individuos que están inscritos en la Exención HCBS. Los fondos de estos programas de exención son limitados; y después de haber sido utilizados para otros gastos permitidos, puede que no queden suficientes para cubrir todos los gastos de mudanza. Por lo tanto, si los fondos de la exención no están disponibles para el individuo o si los gastos de mudanza de la persona exceden la cantidad de fondos disponibles para la persona, el DDSOO o la agencia residencial que la persona está dejando es responsable de pagar el saldo. 

Ejemplo 1 - Transporte
Anthony trabaja a unos 8 kilómetros de su residencia en un programa certificado. El programa proporciona transporte en autobús, que él puede utilizar. Sin embargo, no le gusta el autobús y quiere coger un taxi. El coste del taxi puede ser superior a la parte de exclusión de ingresos del salario de Anthony. Su proveedor de servicios residenciales argumenta que se trata de una cuestión de elección y que es responsabilidad de Anthony. El defensor de Anthony dice que el programa certificado es responsable del coste.

En esta situación, Anthony puede pagar el taxi con su asignación personal porque el transporte está disponible, puede utilizar el autobús y está optando por utilizar un transporte alternativo. Su preferencia por el taxi no tiene nada que ver con su discapacidad. La agencia debería tratar de encontrar una alternativa, como un servicio de voluntariado o un coche compartido, para ayudar a reducir los costes.

Ejemplo 2 - Transporte 
James trabaja en una panadería local. Hay un servicio local de taxis que proporciona transporte accesible. James no puede tomar el transporte público debido a su discapacidad. James puede utilizar el importe de su exclusión de ingresos ganados (65 $ más la mitad del recordatorio del salario bruto) para pagar sus gastos de transporte al trabajo. Su proveedor de servicios residenciales debe cubrir el coste que supere la exclusión de ingresos ganados. 

El coste de su transporte puede considerarse como un gasto de trabajo relacionado con la discapacidad (IRWE) para el Seguro de Discapacidad de la Seguridad Social (SSDI), la Seguridad de Ingreso Suplementario (SSI) o la elegibilidad de Medicaid. La Administración de la Seguridad Social toma la decisión para las prestaciones de SSDI o SSI, y el distrito de Medicaid lo hace para los solicitantes/receptores de Medicaid. La persona debe pagar estos costes de su propio bolsillo para poder optar a un IRWE. Puede encontrar información sobre los IRWE en la Guía de Recursos para el Desarrollo de Beneficios, disponible en el sitio web de la OPWDD.   

Ejemplo 3 - Transporte
Jenny vive en una residencia certificada y la agencia se encarga de su asignación personal. Su madre compró una furgoneta con el único fin de transportarla. El aire acondicionado de la furgoneta se ha roto y su reparación costará unos 850 dólares. Según el gestor de cuidados, Jenny está dispuesta a pagar las reparaciones y tiene suficiente dinero. Ella entiende lo que es el dinero y puede decidir qué comprar. Por mucho que Jenny quiera ayudar a su madre, no es apropiado utilizar la asignación personal para pagar la reparación de la furgoneta porque es responsabilidad de la persona que tiene el título de propiedad del vehículo pagar cualquier reparación.

Regalos

Hacer regalos es una parte normal de la vida. Aunque las personas a las que servimos quieran hacer regalos como los demás, hay que tener cuidado para proteger sus intereses. 

El uso de la asignación personal para regalos depende de la capacidad de la persona para entender la compra. Si la persona no puede participar en la decisión y no puede dar su consentimiento para el regalo, el dinero de la asignación personal no puede utilizarse a menos que esté claro que la persona se beneficiará de alguna manera de la entrega del regalo, como se describe a continuación. Dado que las personas se comunican y participan en la toma de decisiones de diversas maneras, el personal debe ser consciente de las capacidades de la persona. Hay que documentar la forma en que la persona participa en la entrega de regalos y cómo está de acuerdo con el regalo.

La entrega de regalos debe incluirse en el plan de gastos de la persona. Al redactar el PEP, considere cuidadosamente el valor razonable de los regalos previstos. No hay una cantidad específica de dinero para definir lo que es "razonable" en términos de hacer regalos. El ejemplo de PEP incluye la entrega de regalos para que el equipo y la persona puedan considerar este uso de la asignación personal. Al involucrar al equipo de planificación, la persona puede recibir la orientación adecuada para hacer regalos.

La asignación personal puede utilizarse para comprar regalos a los miembros de la familia si la persona participa en la decisión. La persona debe ser capaz de dar un consentimiento significativo sobre el uso del dinero personal para un regalo. A veces, los familiares piden que la asignación personal se utilice para hacer regalos a otros familiares, incluso cuando la persona no puede participar en la decisión. Una familia puede dar al personal de la residencia una lista de regalos para los miembros de la familia, indicando que la persona querría esto si pudiera participar en la decisión. A menudo, la familia está involucrada activamente con el individuo, y los miembros del personal no quieren ofender a la familia diciendo que no. Para que la entrega de regalos sea adecuada, la persona debe beneficiarse del proceso de entrega de regalos y debe participar en la selección de los mismos en la medida de lo posible. Una forma de saber si la persona se beneficia de los regalos es por las expresiones faciales de la persona u otra comunicación no verbal cuando se da y se abre el regalo. Los fondos de la asignación personal de la persona no deben utilizarse si no hay beneficio para ella. 

Algunas personas que residen en residencias familiares quieren hacer regalos al proveedor y a sus familiares en los cumpleaños y las fiestas. Dar regalos es normal en una familia; por lo tanto, no está prohibido en los hogares de cuidados familiares. Sin embargo, no se fomenta la entrega de regalos por parte de los individuos a los proveedores. Los regalos a los empleados del Estado están estrictamente prohibidos por la Ley de Funcionarios Públicos del Estado de Nueva York. 

La asignación personal puede utilizarse para regalos cuando:

  • El gestor de la atención o el defensor participan en la toma de decisiones
  • El proveedor no pide el regalo
  • El regalo no pretende ganarse el favor del proveedor
  • El proveedor no es un empleado del Estado

Si una persona tiene una relación estrecha con un miembro del personal de la agencia de voluntariado de larga duración, se puede permitir el uso de la asignación personal para un regalo, SI se cumplen todos los criterios siguientes:

  • La persona debe ser capaz de participar en el proceso de decisión del regalo
  • El regalo no debe haber sido solicitado o alentado por la agencia de voluntariado o el miembro del personal
  • El regalo no es extravagante
  • El regalo no puede estar destinado a obtener un favoritismo de un funcionario y dar lugar a un trato diferente de los compañeros 
  • El personal no es un empleado del Estado que trabaja para la OPWDD

Vida asociativa

La prestación personal puede utilizarse para promover la participación en la comunidad a través de la pertenencia a asociaciones y sociedades, mediante el culto y la participación en clubes u otros grupos de interés. Si hay un club que coincide con los intereses o preferencias de la persona, la prestación personal puede pagar los gastos relacionados con esos clubes e intereses. Esto incluye:

Cuotas de afiliación a una organización, incluido un club de salud

  • Suscripciones a un boletín, revista o periódico asociado 
  • Donaciones para sufragar los gastos de una organización (por ejemplo, donaciones de café/comida)
  • Suministros para una manualidad o afición, ya sea en una tienda o en otro lugar donde pueda haber suministros
  • Clases en una escuela secundaria local, universidad o programa de educación continua 
  • Contribuciones a causas y asociaciones locales en las que la gente conocerá a otras personas que comparten su interés o afición (por ejemplo, casa de culto, club de teatro o departamento de bomberos voluntarios)

Si una persona quiere hacer una donación a una organización o entidad benéfica para apoyar una causa, debe poder participar en el proceso de toma de decisiones y estar de acuerdo con la donación. El plan anual de gastos personales debe incluir estas donaciones benéficas. Las donaciones nunca deben hacerse a grupos, individuos u organizaciones que presten servicios a la persona. Esto incluye al personal, los organismos estatales y las agencias de voluntariado.

Si una persona recibe servicios de una agencia y quiere ir a un evento especial con entrada o a una recaudación de fondos para esa agencia, puede utilizar la asignación personal para comprar una entrada. La persona debe pagar una cantidad igual sólo al valor que recibirá. Por ejemplo, si el precio de la entrada a un evento es de 50 $ y 20 $ es el coste de la cena, la persona sólo paga 20 $. La persona no recibe la deducción fiscal de 30 dólares que recibirían los donantes que pagaran 50 dólares. Su entrada debe ser igual que las demás, y debe recibir los mismos beneficios en el evento que todos los demás. 

Ejemplo 1 - Vida asociativa
La tía de Jim es su defensora. Le dijo al gestor de cuidados de Jim que creía que éste no hacía suficiente ejercicio. La tía de Jim quería saber si un entrenador personal podría ayudar a Jim a hacer más ejercicio. También quería saber si su asignación personal podría pagar el entrenador. Este es un uso aceptable de los fondos personales si es la elección de Jim y no es médicamente necesario. Jim, su tía y su gestor de cuidados hablaron de que hiciera ejercicio con alguien que pudiera hacer que el ejercicio fuera más divertido y le enseñara el equipo del YMCA local. Examinaron su plan de gastos y decidieron que Jim tenía fondos suficientes para pagar a un entrenador una vez a la semana y que aún tendría suficiente para las demás actividades de su plan. Jim y su gestor de cuidados encontraron un entrenador que le gustaba y ahora disfruta más haciendo ejercicio. 

Ejemplo 2 - Vida asociativa
Sheila es una persona que trabaja en el programa de habilitación diurna de Stephanie. También tiene una casa de acogida de perros. A Stephanie le encantan los perros, pero no puede tener uno porque su compañera de piso es alérgica. Siempre le pregunta a Sheila por sus perros y quiere ver fotos. Sheila tiene prohibido aceptar donaciones monetarias de Stephanie y de otras personas a las que presta servicios. Stephanie puede ofrecer su tiempo como voluntaria para ayudar a cuidar a los perros en casa de Sheila o donar a otro rescate de perros.  

Ropa

La ropa es una de las formas en que las personas expresan quiénes son. La asignación personal puede utilizarse para comprar ropa que refleje los gustos individuales de una persona. Antes de comprar ropa con la asignación personal, el proveedor debe asegurarse de que se cumplen los requisitos básicos. 

Todas las personas que se encuentren en un entorno residencial certificado deben disponer de una dotación de ropa en buen estado que garantice que se equipan diariamente con ropa limpia, adecuada a la estación del año, a la ocasión y a su edad, sexo y talla. También se requiere ropa de dormir adecuada. La agencia de servicios residenciales está obligada a pagar o proporcionar la lavandería y la tintorería de la oferta de ropa básica que haya comprado la agencia. La ropa comprada por el proveedor de servicios residenciales es responsabilidad de la agencia. Los artículos comprados con la asignación personal pueden limpiarse en seco con la asignación personal.

Los fondos para la confección en ICFs, DCs, SRUs, escuelas certificadas por la OPWDD y hospitales especializados se incorporan a la tarifa general. 

En las residencias comunitarias operadas voluntariamente, en las alternativas residenciales individualizadas operadas voluntariamente y en los hogares de atención familiar patrocinados por el Estado y la Agencia, la OPWDD proporciona fondos dos veces al año para cada persona para ropa, recreación y gastos incidentales. Este dinero debe utilizarse para la ropa antes de que se puedan utilizar los fondos de la asignación personal.
El "subsidio para ropa" no es exclusivamente para ropa y también se puede gastar en artículos como eventos culturales, viajes e imprevistos. Estos fondos:

  • No pertenecen a la persona 
  • No debe figurar en ningún lugar del libro de cuentas de las dietas personales 
  • No debe mezclarse con los fondos propios de la persona
  • Debe contabilizarse en un libro de contabilidad independiente del libro de prestaciones personales del individuo
  • Debe remitirse al nuevo proveedor si una persona se traslada a otra residencia certificada y queda un saldo pendiente 
  • Deben ser devueltos a la unidad de Operaciones Centrales de la OPWDD si la persona no puede utilizarlos

Los fondos de la asignación personal pueden utilizarse para comprar ropa para una persona, con las siguientes restricciones: 

  • Todas las necesidades actuales y futuras previsibles están cubiertas
  • si la persona reside en una Residencia Comunitaria de Funcionamiento Voluntario, en una Alternativa Residencial Individualizada de Funcionamiento Voluntario o en un hogar de Cuidados Familiares, los fondos proporcionados por la OPWDD deben haber sido ya utilizados
  • En todos los casos, los últimos 100 dólares de la asignación personal disponible de una persona no pueden gastarse en ropa

Cuando una persona compra ropa con su asignación personal, debe participar en la medida de lo posible en la elección de la ropa que va a comprar. La persona puede utilizar su asignación personal para comprar ropa que sea: 

  • Está de moda o encaja con la gente de la comunidad 
  • De una tienda de barrio donde la persona puede interactuar con otros miembros de la comunidad local 
  • Muestra el apoyo de la persona a un equipo, una afición u otras preferencias individuales  
  • Para un evento especial, como una reunión familiar, un funeral, una boda o una fiesta 
  • de una tienda que exprese el patrimonio étnico, lingüístico y cultural de la persona 
  • Un recuerdo de unas vacaciones o un evento
  • La asignación personal también puede utilizarse para comprar gafas de sol, joyas, accesorios para el pelo o las uñas, bolsos u otros artículos que la persona elija y que apoyen su propio estilo y le hagan sentirse feliz con su aspecto cuando sale.

Exemplo 1 - Ropa
Lucy quiere comprar un par de vaqueros de marca en una boutique local. Tiene una provisión de ropa, incluyendo un par de vaqueros, pero le gusta cómo le quedan los vaqueros de marca de moda y le gusta comprar en esta boutique. Tiene fondos suficientes para hacer esta compra y puede utilizar su asignación personal. En este caso, el PEP debe reflejar que Lucy prefiere los vaqueros de diseño y disfruta comprando en esta boutique.

Ejemplo 2 - Ropa
Debbie vive en una residencia certificada. Sus padres y hermanas viven cerca y visitan a Debbie con frecuencia. A Debbie y a sus hermanas les gusta la ropa, y le gusta ir de compras con ellas para buscar las mejores gangas. A menudo vuelve a casa con una nueva compra para presumir. La semana pasada, Debbie utilizó su asignación personal para comprarse un nuevo abrigo de invierno, aunque la agencia residencial ya le había comprado uno. El nuevo abrigo de lana le queda bien y es muy elegante, pero tendrá que ser limpiado en seco al final del invierno. La asignación personal de Debbie puede utilizarse para pagar la tintorería del nuevo abrigo de invierno que ha comprado con su propio dinero, porque ha decidido comprar su abrigo además del que le compró la agencia.

Ejemplo 3 - Ropa
Ray ha sido invitado a la boda de un familiar y quiere asistir. La boda es formal y quiere comprar un traje nuevo para llevarlo al evento. Hay una tienda local en la que prefiere comprar, y Ray encuentra allí un traje que le gusta. Ray puede utilizar su asignación personal para comprar el traje; y después de la boda, pagar los gastos de la tintorería para mantener su traje en buen estado.

Cuidado personal

El tipo de entorno residencial en el que vive una persona determina si la prestación personal puede utilizarse para pagar los cortes de pelo.

Si una persona vive en una ICF, DC o SRU, los cortes de pelo están incluidos en la tarifa del programa residencial. Si una persona vive en una IRA, CR o atención familiar, se puede utilizar una asignación personal. 

Si una persona necesita ir a un podólogo para el cuidado de los pies, como cortar las uñas, no puede utilizar la asignación personal. Quien decida ir a un salón de belleza o a un spa para hacerse una pedicura puede utilizar la asignación personal. 

Planificación de entierros

La planificación del entierro puede formar parte de la planificación general de gastos de la persona. Si se satisfacen todos los deseos actuales y futuros de la persona, es aceptable utilizar el subsidio personal para establecer un fondo de entierro, un acuerdo de entierro o comprar artículos para el espacio de entierro. La planificación del entierro es una de las prioridades más bajas de la asignación personal porque es más importante mejorar la calidad de vida actual de la persona.

Existen varias formas de planificar y ahorrar para los gastos funerarios. Encontrará información adicional en la Guía de Recursos para el Desarrollo de Prestaciones. 

Los fondos para el entierro son fáciles de establecer. Pueden estar compuestos por dinero reservado en la agencia residencial o en una cuenta bancaria separada para gastos relacionados con el entierro. Los fondos para entierros, de hasta 1.500 dólares de capital (más los intereses acumulados), son recursos exentos para Medicaid y SSI. Para que el fondo de entierro esté exento de recursos contables, debe estar claramente identificado como fondo de entierro y no puede estar mezclado con otros fondos. Normalmente, la oficina comercial de la agencia residencial puede ayudar a crear y añadir el fondo para entierros. 

Un acuerdo funerario de prenecesidad, también llamado fideicomiso irrevocable de entierro (IBT), no tiene una cantidad máxima de exención para Medicaid y SSI si el acuerdo se establece correctamente y contiene un lenguaje específico relacionado con Medicaid. El acuerdo puede cubrir todos los detalles del entierro y el funeral de una persona y se organiza con la ayuda de una funeraria. Considere la posibilidad de incluir una declaración en el acuerdo que indique que si la persona fallece antes de que los arreglos sean pagados en su totalidad, los servicios y artículos serán renegociados.

Determinados elementos del espacio funerario están exentos como recurso para Medicaid (por ejemplo, parcela, bóveda, ataúd, lápida, urna). 

Los fondos para entierro, los acuerdos de entierro y los artículos de espacio para entierro deben considerarse al crear o revisar el PEP anual, pero sólo después de que se hayan considerado todos los demás intereses de la persona. Los fondos de sepultura, los acuerdos de sepultura y los artículos de espacio de sepultura también pueden ayudar a mantener el derecho de una persona a los beneficios del gobierno como una forma de proteger sus recursos. 

Restitución personal de daños y perjuicios

A veces una persona daña objetos que pertenecen a otra persona. El subsidio personal puede utilizarse para ayudar a pagar los daños, pero sólo si se incluye en el PEP y se documenta que:

  • Si el daño fue causado por un comportamiento inadecuado, la agencia residencial ha abordado el comportamiento inadecuado de la persona; y
  • El equipo de planificación de gastos ha determinado que la restitución económica es adecuada y tiene sentido para la persona; y
  • El representante del beneficiario, si no es el director de la agencia residencial, ha dado su acuerdo por escrito para que la asignación personal de la persona se utilice para la restitución; y 
  • Un comité de derechos humanos formado en virtud del 14 NYCRR 633.16 (f), o una parte del comité, responsable de la protección de los derechos de las personas, ha aprobado el uso limitado en el tiempo de la asignación personal para la restitución.

La restitución de los daños causados por un individuo no es una obligación legal.

Ejemplo - Restitución personal de daños y perjuicios
Stefan vive en una alternativa residencial individualizada de funcionamiento voluntario. Tiene un hermano mayor, Joe, que le lleva a montar en monopatín a un parque terrestre cercano. Stefan es atlético y agresivo cuando practica el monopatín. Le gusta poder seguir el ritmo de su hermano y aprender nuevos trucos.

Una tarde, cuando Joe vino a llevarle a patinar, Stefan descubrió que su tabla estaba agrietada y no podía arreglarla ese día. Como no quería perder la oportunidad de estar con su hermano, Stefan pidió prestado un monopatín a otro individuo. Mientras usaba la tabla para hacer trucos en el parque, Stefan se estrelló y rompió el conjunto de la rueda trasera.

Cuando volvió a casa ese mismo día, Stefan lamentó haber roto la tabla de su compañero de piso. Stefan se ofreció a pagar el arreglo o la sustitución de la tabla en un taller cercano. Todas las personas involucradas en el cuidado de Stefan tenían que estar de acuerdo en que podía utilizar su asignación personal para pagar la tabla. Stefan tenía que entender que pagar la tabla significaba que no tendría ese dinero disponible para otras cosas durante el resto del mes. Además, tanto su representante como el comité de la residencia tienen que estar de acuerdo en que se utilice la asignación personal de Stefan.

Gastos legales

El subsidio personal puede utilizarse para gastos legales en determinadas situaciones. Puede pagar los honorarios de la tutela, pero los honorarios deben ser tales que la persona siga teniendo suficiente dinero para satisfacer otras necesidades actuales y previsibles. Las directrices de la SSA sobre los honorarios de la tutela son válidas para todas las situaciones de tutela (no sólo cuando los fondos personales se deben a los fondos ahorrados de la Seguridad Social o del SSI). Estas directrices permiten los honorarios si la tutela es en el mejor interés de la persona. Los honorarios no están permitidos si se da alguno de los siguientes casos 

  • La tutela es para la conveniencia del proveedor 
  • La petición de tutela es denegada por el tribunal  
  • Los fondos de la persona se agotarán a causa de las tasas hasta el punto de que haya deseos personales insatisfechos
  • El subsidio personal puede utilizarse para cumplir con las obligaciones legales, como la manutención de los hijos y las multas impuestas por un tribunal. 

El subsidio personal puede utilizarse para mantener a las personas dependientes de un individuo si se satisfacen todas las necesidades actuales del mismo. Las prestaciones del Título II de la Seguridad Social permiten mantener a personas dependientes. En el caso de los beneficiarios de la SSI, la agencia debe obtener la aprobación previa de la SSA para utilizar la asignación personal de la SSI para mantener a un dependiente.

Cualquier persona con capacidad para ello puede otorgar un testamento de última voluntad & y elegir qué sucederá con sus bienes. Si una persona quiere establecer un testamento, la documentación debe respaldar su capacidad para tomar esta decisión y reflejarse en el PEP. Si nombran a una agencia que les sirve en su testamento como beneficiario, debe haber una documentación sólida sobre la capacidad y la elección de la persona. La agencia no puede animar o solicitar a la persona que la incluya como beneficiaria en su testamento. Las circunstancias asociadas a la creación del último testamento de la persona & pueden ser objeto de escrutinio. 

Compras en grupo

Las compras en grupo suelen realizarse cuando la mayoría de las personas de una residencia certificada quieren comprar un determinado artículo para compartirlo. Las compras en grupo se han utilizado para comprar televisores de pantalla grande, reproductores de DVD y máquinas de coser. El representante del beneficiario o la agencia que gestiona el subsidio personal debe seguir muchos requisitos antes de realizar una compra en grupo. El incumplimiento de estos requisitos puede hacer que la agencia se vea obligada a devolver el dinero a las personas que compraron el artículo. 

Si alguna parte de los fondos de la asignación personal que se va a utilizar procede de las prestaciones de la Seguridad Social o del SSI, la oficina local de la Seguridad Social debe aprobar la decisión de reunir los fondos personales de varias personas para comprar un artículo para el grupo. La solicitud de aprobación previa debe hacerse por escrito y debe ser aprobada antes de gastar el dinero del grupo. 

Es importante documentar que se han cumplido todos los requisitos que se indican a continuación antes de poder realizar una compra de grupo:

  • La compra del grupo debe satisfacer los deseos comunes de todo el grupo (no sólo de algunos miembros del grupo), el artículo debe satisfacer un deseo específico de cada persona del grupo, y debe ayudar a mejorar la vida de cada persona
  • El coste del artículo debe repartirse entre los compradores en proporción al uso que hagan del mismo
  • Todos los miembros del grupo deben poder participar en el proceso de toma de decisiones y estar dispuestos a que sus fondos se utilicen para tal fin
  • Todas las personas que participen en la compra colectiva deben tener un saldo en su cuenta equivalente a un mínimo de 2 meses de prestaciones después de la compra (la SSA puede, a su discreción, eximir del requisito de los 2 meses)
  • Si una persona tiene necesidades insatisfechas, no debe participar en la compra en grupo
  • Si la asignación personal de un individuo se necesita para otra cosa más importante, la persona no debe participar en la compra del grupo
  • El artículo no puede ser algo que la agencia residencial, Medicaid, Medicare o cualquier otro proveedor de servicios deba suministrar
  • Cualquier persona que se prevea que va a dejar la residencia pronto no debe participar en la compra colectiva o debe poder beneficiarse de la compra en una medida al menos igual al valor de su contribución

La SSA recomienda que si una persona se muda inesperadamente, el representante del beneficiario le devuelva una cantidad razonable en función de lo que haya pagado por el artículo. Si un artículo comprado por el grupo necesita reparaciones, es responsabilidad de todas las personas implicadas si todos siguen utilizando el artículo y están de acuerdo con las reparaciones. Si alguien no quiere seguir utilizando el artículo, puede solicitar que no se pague su parte de las reparaciones; sin embargo, ya no podrá utilizar el artículo.

La OPWDD no fomenta las compras en grupo. Aunque no están prohibidas si se cumplen los criterios anteriores, la práctica puede dar lugar a vulnerabilidades para las personas a las que servimos y a riesgos para las agencias proveedoras de servicios de la OPWDD.

Ejemplo - Compra en grupo
Greg, Nick y Jordan viven en la misma alternativa residencial individualizada de funcionamiento voluntario. Todos comparten un interés común por los videojuegos. Deciden comprar un sistema de juegos que permite que varias personas jueguen a la vez. Un año después de la compra del sistema, éste empieza a sobrecalentarse y el personal se da cuenta de que el ventilador del sistema no funciona. Hay que cambiar el ventilador, lo que cuesta 60 dólares. El personal de la casa consulta con Greg, Nick y Jordan para hacerles saber que hay que arreglarlo para seguir jugando y que les costará 20 dólares a cada uno. Greg informa al personal que ya no le gusta jugar a los videojuegos y que no quiere pagar la reparación. Nick y Jordan aceptan pagar 30 dólares cada uno por la pieza a reparar. A partir de entonces, Greg ya no utiliza el sistema de juegos, pero Nick y Jordan pueden seguir jugando.

Aprobación previa de la Administración de la Seguridad Social
Debe obtenerse la aprobación previa de la SSA para utilizar las prestaciones de la Seguridad Social o de la SSI para compras en grupo o para gastos voluntarios del personal de la agencia que superen los 100 dólares para acompañar a una persona de vacaciones o de excursión. El nivel de 100 dólares se refiere a la totalidad de la salida, ya sea para una tarde o para un mes de vacaciones. La información sobre las solicitudes de aprobación previa para las compras en grupo figura en la sección de compras en grupo.

Gastos de personal voluntario de la agencia

La información que figura a continuación no se aplica al personal del Estado. La asignación personal no puede utilizarse para ningún gasto del personal estatal.

Según la normativa de la OPWDD, los fondos de la asignación personal no pueden utilizarse para los gastos de bolsillo del personal de la agencia voluntaria que acompañe a una persona en una excursión, a menos que se cumplan los dos criterios siguientes:  

  • Se ha concedido la aprobación previa de la Administración de la Seguridad Social (SSA) para gastos importantes (por ejemplo, vacaciones o pernoctaciones), y
  • La persona es capaz de tomar esta decisión 

Si la situación cumple las condiciones de excepción indicadas anteriormente, la agencia voluntaria debe seguir el proceso que se indica a continuación para obtener la aprobación previa de la SSA, a menos que los gastos de bolsillo del personal de la agencia voluntaria sean inferiores a 100 dólares. 

Las solicitudes de aprobación previa para utilizar los fondos de las dietas personales para sufragar los gastos de bolsillo del personal deben incluir la siguiente información:

  • El nombre de la persona y su número de seguridad social (SSN)
  • Una descripción del viaje o de la actividad recreativa, incluyendo una lista de los gastos previstos para la persona y el personal acompañante  
  • Una declaración de que las necesidades actuales y previsibles de la persona están cubiertas, que el pago de los gastos de personal no agotará los fondos de la persona, y que el saldo de su cuenta personal será igual o superior a 1 mes del importe total de la prestación de la Seguridad Social/SSI de la persona después de la deducción por el viaje

Las solicitudes deben enviarse al director de la Oficina de Campo de la SSA que supervisa la agencia residencial. La solicitud debe enviarse al menos entre 4 y 6 semanas antes del viaje. Si la solicitud debe hacerse por falta de tiempo, la solicitud debe incluir una explicación de la necesidad de una decisión rápida. Tenga en cuenta que es posible que el personal de la SSA no pueda atender las solicitudes urgentes. 

La aprobación previa de la SSA queda a discreción de la Administración de la Seguridad Social (SSA) y si ésta no la aprueba, la agencia voluntaria puede presentar una solicitud de reconsideración por escrito, incluyendo una explicación, a la SSA.

La aprobación previa por escrito de la SSA debe conservarse en el expediente. El expediente de cada persona debe estar documentado con recibos y/o comprobantes de cada cantidad deducida de los fondos personales. Si la persona utiliza fondos de una fuente distinta de la Seguridad Social o el SSI, no es necesaria la aprobación previa de la SSA. Si los fondos se mezclan con la Seguridad Social o el SSI, debe seguirse el proceso de aprobación previa. Este proceso de aprobación previa tampoco se aplica cuando todos los fondos utilizados para las vacaciones proceden de un Fideicomiso de Necesidades Complementarias (SNT); sin embargo, el dinero tomado de un SNT no puede entregarse directamente a la persona para pagar los gastos de las vacaciones. El fideicomisario debe pagar directamente los gastos del hotel y del restaurante, o se puede utilizar una tarjeta de crédito si el fideicomisario paga la factura de la tarjeta de crédito con el SNT.

Ejemplo de solicitud de autorización previa
(Nombre y dirección de la agencia de voluntariado)

Solicitud de preaprobación

La fecha:

Nombre de la persona:

Número de la Seguridad Social del individuo:

Descripción de la actividad/viaje:

Gastos de bolsillo previstos:

Individual

Personal

Coste total para el individuo:

Explicación:

Ejemplo: Cómo la actividad/viaje sería en el "mejor interés" del individuo. El pago de los gastos mencionados no agotará los fondos del individuo. Tras la deducción por el viaje, el saldo de la cuenta personal será igual o superior a la prestación de la Seguridad Social/SSI de un mes. Indique el saldo de la cuenta personal después de los gastos propuestos. Se cubrirán todas las necesidades actuales y previsibles del individuo.