Política, directrices y planificación de los subsidios personales

La gestión y el uso del subsidio personal se rigen por la Ley de Servicios Sociales, sección 131-o, y la normativa de la OPWDD, 14 NYCRR 633.15. Estas regulaciones establecen que el gasto de la asignación personal debe:

• Reflejar las preferencias, elecciones y necesidades de la persona
• Implicar a la persona
• Estar planificado para satisfacer los deseos y necesidades de la persona a lo largo del año

El subsidio personal debe utilizarse para ayudar a las personas a mejorar la calidad de su tiempo de ocio y la calidad de su vida. En la medida de lo posible, las personas deben participar en la planificación y el gasto de las actividades. Al implicar a cada persona en el proceso de toma de decisiones, sus compras reflejarán mejor sus preferencias. Su asignación personal debe estar disponible cuando la solicite o cuando la necesite. La asignación personal no puede ser retenida a una persona por ningún motivo.  

Los proveedores de cuidados familiares y las agencias patrocinadoras que manejan fondos de subsidio personal deben seguir tanto la normativa de la Seguridad Social como la de la OPWDD. Normalmente, los proveedores de cuidados familiares gestionan los fondos de subsidio personal en nombre de las personas a las que atienden, a menos que la persona pueda gestionar sus propios fondos. La agencia patrocinadora debe asegurarse de que los proveedores de cuidados familiares cumplan con las regulaciones y deben proporcionar una supervisión adecuada.

Dado que el subsidio personal suele proceder de las prestaciones del Estado, es muy importante que las prestaciones de la persona se mantengan y protejan para garantizar que los fondos personales estén disponibles para sus gastos. El representante del beneficiario, que suele ser la agencia residencial, debe hacer un seguimiento de los ingresos y recursos de la persona. Debe asegurarse de que la persona sigue cumpliendo los requisitos para recibir las prestaciones que recibe y comunicar el exceso de ingresos o recursos a los organismos que pagan las prestaciones. La agencia residencial también debe responder a las solicitudes de la Administración de la Seguridad Social (SSA) de manera oportuna, ya que las prestaciones de la Seguridad Social y la Seguridad de Ingreso Suplementario (SSI) son las principales fuentes de fondos de prestaciones personales para la mayoría de las personas. Los representantes de los beneficiarios tienen un papel importante en la gestión del subsidio personal. El sitio web de la SSA contiene información sobre los derechos y responsabilidades de los representantes de los beneficiarios: www.ssa.gov/payee/index.htm.

El Seguro Social también tiene varios folletos disponibles en línea, o puede solicitarlos por teléfono o correo en su oficina local del Seguro Social.

Para preguntas generales o información sobre los beneficios del Seguro Social o SSI, puede comunicarse con la Oficina de Consultas Públicas en:

Administración del Seguro Social
Oficina de Investigaciones Públicas
Edificio Windsor Park
6401 Blvd.
Baltimore, MD 21235
1-800-772-1213
https://www.ssa.gov/

La gente gasta dinero en muchas cosas diferentes y por diversas razones. Aunque puede usar para cosas que necesitan, la gente también gasta dinero en cosas que les gustan o quieren. Pueden pagar la entrada a un concierto, entradas de cine, salir a comer, gastos relacionados con el hobby o personalizar su dormitorio. La gente también reserva su dinero para un viaje u otros gastos de mayor valor. En todos los casos, la gente toma decisiones sobre cómo gastar el dinero. Cuando la gente decide quién se cortará el cabello, qué leer o si comprar vaqueros o pantalones de vestir, sus compras revelan sus preferencias y personalidades.

Las personas atendidas por OPWDD, DDSOO y agencias voluntarias deben tener oportunidades para tomar decisiones y expresar quiénes son. New York State normas y regulaciones exigen que la asignación personal se emplee en beneficio de las personas con discapacidades del desarrollo. Estas normas y regulaciones también otorgan a las personas el derecho de usar su asignación personal como elijan. Sus compras deberían ayudarlos a involucrar en la comunidad local o ser para artículos y servicios que mejoren su calidad de vida.

Las personas deben poder emplear su asignación personal de manera significativa. Esto incluye tomar decisiones sobre gastos personales, aprender a presupuestar y ahorrar para un artículo concreto. ¿Tiene esa persona algún hobby especial? ¿Les gusta algún tipo de música en individua?  ¿Quieren ir de acampada o de vacaciones especiales?  La asignación personal puede emplear para estos fines y más.

Hablaremos de las muchas posibilidades de utilizar adecuadamente el subsidio personal para mejorar la vida de una persona y perseguir sus intereses. También hay que saber cuándo no se puede utilizar la prestación personal. 

El subsidio personal NO debe utilizarse para:

• Gastos que deben pagar los proveedores de servicios residenciales, de programas de día o de otro tipo; consulte la sección Responsabilidades de la agencia 
• Artículos o servicios que son pagados por Medicaid, Medicare y/o seguros de salud de terceros
• Servicios y/o suministros médicos, dentales y clínicos necesarios
• Transporte hacia o desde los servicios requeridos
• Cualquier actividad que forme parte del Plan de Servicio Individualizado (ISP)/Plan de Vida por la que el proveedor será reembolsado 
• Gastos y servicios del personal voluntario de la agencia (a menos que se cumplan ciertos criterios)
• Cualquier gasto de los empleados del Estado
• Compras cuando el individuo no tiene elección

Los fondos personales de la asignación pertenecen al individuo. Su dinero debe estar disponible para gastos personales en artículos o servicios que elijan. Las compras realizadas con asignación personal deben beneficiar personalmente al individuo. Cuando una agencia gestiona la asignación personal, el personal de la agencia debe involucrar a la persona tanto como sea posible en la decisión de cómo se empleará su dinero. Todos los gastos a lo largo del año deben ser coherentes con las preferencias, elecciones e intereses de la persona. 

El personal de la agencia debe asumir que todas las personas con discapacidades del desarrollo tienen cierta capacidad de autodefensa y pueden ayudar a determinar la forma en que se gasta su asignación personal. Aunque algunas personas no utilicen palabras para comunicarse, el personal puede prestar atención a su lenguaje corporal, sus ojos y otros tipos de comunicación no verbal. El contacto visual o las expresiones faciales pueden transmitir mucho sobre lo que siente una persona. El personal debe observar las caras de las personas, seguir sus miradas y buscar sonrisas. También pueden buscar otras señales no verbales, como brazos abiertos y ojos abiertos. Las personas pueden expresar sus preferencias de gasto con su comportamiento. El personal debe observar cualquier expresión común o recurrente de felicidad u otras emociones para determinar los artículos y servicios preferidos a la hora de planificar los gastos personales. Pueden ver lo que la persona disfruta más y lo que espera hacer. Basándose en las cosas que le gustan, el personal puede ayudar a la persona a identificar las tiendas y los vendedores en los que puede convertirse en un cliente valioso y habitual.

Si una persona emplea un dispositivo de comunicación aumentativa, debe estar programado con las opciones personales de licencia de la persona. Mientras planea, el personal debe hablar con quienes conozcan bien a la persona, como un familiar, un defensor o un profesional especial de apoyo directo. Estas personas deben seguir participando a lo largo del año, ya que las preferencias de cada persona pueden cambiar.
 

Ejemplo - Garantizar la elección 
Grant tiene 40 años y no tiene familia que esté en contacto con él. Utiliza una silla de ruedas y no usa palabras para expresarse. Cuando se trasladó a su actual hogar, el personal de la residencia tuvo dificultades para averiguar qué le gustaba a Grant. Por estas razones, fue difícil implicarle en la planificación del uso de su asignación personal.

El personal de la residencia prestó atención y se fijó en lo que le interesaba a Grant. Cada vez que veía un animal, dejaba lo que estaba haciendo para observarlo. Parecía disfrutar con las ardillas que jugaban delante de su casa. A menudo observaba los pájaros que anidaban en el roble del patio delantero.

Después de reunirse con el gestor de cuidados de Grant y el personal de su programa de día, el personal de la residencia creó un plan para utilizar su asignación personal en función de lo que creían que le interesaría. Como a Grant le interesaban los animales y le gustaba observar los pájaros, el personal de la residencia utilizó su asignación personal para comprar un pequeño comedero para pájaros que colocaron frente a la ventana de su habitación. Ahora disfruta viendo los pájaros y las ardillas que atrae. Grant también pasa tiempo en el parque y en un zoológico cercano. Estas actividades le benefician personalmente y mejoran su calidad de vida porque le interesan y le relacionan con otras personas de la comunidad.

El personal de la residencia también utilizó la asignación personal de Grant para comprarle una cámara y álbumes de fotos. Le ayudan a escribir los nombres de los animales junto a las fotos que saca en el parque, el zoo y desde su habitación. En los días de lluvia, el personal ayuda a Grant a trabajar en su álbum de recortes de animales. 

El director de cuidados de Grant encontró un voluntario con una furgoneta, y ahora va a observar aves con otro miembro de la comunidad.

Determinar las preferencias de una persona

A la hora de buscar información sobre la elección del gasto personal, hay que plantear las siguientes preguntas:

• ¿Dónde están los lugares favoritos de la persona? 
• ¿Quiénes son las personas más importantes en la vida de la persona? 
• ¿Cuáles son las habilidades, dones, preferencias e intereses únicos de la persona?
• ¿Cuáles son las cosas que hacen más feliz a la persona?
• ¿Cuál es el nivel de actividad de la persona? ¿Es una persona matutina o nocturna? ¿Tiene mucha energía o es sedentario?
• ¿Qué situaciones sensoriales le gustan a la persona? Ten en cuenta sus reacciones a las luces brillantes, el tacto, los sonidos, los olores y los sabores. 
• ¿Qué prefiere la persona cuando sale a comer fuera: comida rápida o comida fina, mesa o cabina? ¿Tiene la persona una dieta especial o le gustan artículos especiales del menú?  

Las respuestas a estas preguntas ayudarán a planificar y determinar:

• Donde la persona puede convertirse en un cliente valioso
• Qué actividades de la comunidad reúnen a la persona con quienes comparten intereses similares 
• Formas en las que la persona puede conocer nuevas personas y profundizar en las amistades y relaciones con los demás
• Si la persona puede participar en clubes, organizaciones de servicios, actos cívicos, organizaciones étnicas o culturales, grupos deportivos, de salud y de fitness y grupos de apoyo comunitario y personal 

Cuando una agencia residencial certificada gestiona la prestación personal de una persona, es necesario realizar una planificación anual de los gastos personales de esa persona. En la planificación deben participar la persona y su equipo. El equipo debe incluir a la persona, a su gestor de cuidados, a los familiares implicados, a los defensores, al personal de la residencia de la persona, al personal de un programa no residencial, a su cuidador familiar y a cualquier persona que vaya a gestionar la asignación personal de la persona. La documentación de esta planificación de gastos debe incorporarse a un Plan de Gastos Personales (PEP).

Requisitos legales

• La normativa de la OPWDD exige un Plan de Gastos Personales (PEP) anual por escrito que incluya una Evaluación de la Gestión del Dinero (MMA).
• Deben incluirse copias del PEP y del MMA en el expediente de la persona en la residencia
• El PEP debe estar en consonancia con el plan de habilitación/tratamiento y el plan de supervisión de protección
• La persona, su agencia residencial, su defensor y el gestor de la atención deben tener una copia del PEP (la información del PEP también puede compartirse con otras partes implicadas si es necesario, pero sólo después de preguntar a la persona y a su defensor)

Evaluación de la gestión del dinero (MMA)

La planificación del gasto personal es un proceso. Comienza con una evaluación de la gestión del dinero (MMA) y la creación de un PEP. La normativa sobre subsidios personales exige que el equipo de cada persona realice una MMA. Esto se aplica a todas las personas que reciben una prestación personal gestionada por la DDSOO o por una agencia de voluntariado.

La evaluación se completa anualmente con el PEP y debe mostrar:

• La capacidad de la persona para gestionar fondos de forma independiente  
• La cantidad de fondos que la persona puede gestionar de forma independiente
• La frecuencia con la que se pueden proporcionar los fondos (por ejemplo, 10 dólares a la semana)

Algunos elementos a tener en cuenta a la hora de elaborar el MMA son:

• La comprensión del concepto de dinero por parte de la persona
• Su interés demostrado en la compra independiente de artículos o servicios
• Su interés o capacidad para tener dinero y hacer compras
• Si reconocen la diferencia entre el valor de las monedas y el papel moneda
• Su conciencia de que deben recibir el cambio y la cantidad

Plan de gastos personales (PEP)

El PEP es una guía para el uso de la asignación personal mensual y los recursos de la persona durante los próximos 12 meses para artículos que la persona actualmente desea o pueda querer en el futuro. El plan debe permitir a la persona tener tantas opciones como sea posible, e incluir compras personales o artículos de lujo, entretenimiento, vacaciones, visitas a domicilio y familiares, u otros gastos. El PEP debe incluir una descripción de los recursos previstos de la persona, la asignación personal y el gasto proyectado en términos anuales y/o mensuales. Si una persona tiene una tarjeta de crédito o un préstamo que está pagando, los pagos deben reflejar en el PEP. La cantidad asignada en el PEP para que la persona la gestione de forma independiente debe ser coherente con la MMA. 

El PEP es un documento fácilmente reconocible que cumple con los requisitos legales de la planificación financiera anual y considera:

• Las necesidades diarias y a largo plazo de una persona
• Artículos especiales como vacaciones, grandes compras o una cuenta de entierro
• Salarios, otros ingresos y recursos como fuentes de fondos personales

El DDSOO o agencia voluntaria asigna la responsabilidad de monitorear el PEP al personal o a los proveedores de cuidado familiar que realicen gastos personales de asignación con la persona. Su trabajo es cerciorar de que los gastos personales de asignaciones estén alineados con el PEP. Las solicitudes de fondos que no cumplan con el PEP deben discutir con la persona y el equipo para que se puedan hacer ajustes al PEP si es necesario. Siguiendo el plan, la DDSOO o agencia voluntaria se cerciorará de que las decisiones de gasto de una persona se lleven a cabo. Seguir el PEP también reduce la necesidad de gastos de última hora para mantener a la persona por debajo de los límites de recursos de Medicaid o SSI.

Aunque el gestor de cuidados debe ser miembro del equipo que crea el PEP y la MMA, estos requisitos no son servicios de Medicaid. El gestor de cuidados no puede tener la responsabilidad de redactar, monitorear o auditar el PEP o la MMA. 

Dado que los intereses de la persona pueden cambiar, el plan puede y debe cambiar en cualquier momento, pero debe actualizar al menos una vez cada 12 meses. Un cambio en los apoyos de salud o familiares también puede ser motivo para revisar el plan. Es responsabilidad del equipo anotar estos cambios y organizar cambios en el plan. La DDSOO o agencia voluntaria que gestiona la asignación personal establece cómo puede modificar un plan de gastos personales y quién puede modificarlo. El plan no sustituye el libro mayor en cuanto a la documentación del gasto real; Es una guía para quienes ayudan a la persona a tomar decisiones financieras. No debe usar para limitar las oportunidades de gasto personal de la persona. Emplear el plan puede ayudar a las personas a presupuestar sus ingresos para que sus actividades favoritas o vacaciones no se vean afectadas por compras impulsivas frecuentes, pero debe ser lo suficientemente flexible para que cambien de opinión. 

La División de Mejora de la Calidad de la OPWDD comprobará la existencia de un PEP y la evidencia de que la planificación de los gastos se actualiza al menos anualmente para reflejar la flexibilidad y las prioridades actuales de cada persona.

El subsidio personal nunca debe ser retenido a un individuo por ninguna razón.