Autodirección para proveedores

OPWDD se compromete a ayudar a las personas con discapacidades del desarrollo a tener el mayor control posible sobre cómo reciben sus apoyos y servicios. Los servicios autodirigidos ofrecen la mayor cantidad de control sobre cómo, dónde y quién proporciona los servicios. Una amplia gama de opciones están disponibles a través de la autodirección. Una persona puede optar por desarrollar un plan personalizado de la manera que mejor se adapte a sus intereses y necesidades.

El participante en autodirección acepta la responsabilidad de la cogestión de sus apoyos y servicios. La cantidad de responsabilidad varía según el nivel de autoridad que el participante elija ejercer. Autoridad es un término empleado por los Centros de Medicaid y Medicare Services (CMS) para describir el control que una persona que recibe servicios ejerce cuando decide autodirigir sus servicios. Los participantes tienen una variedad de opciones para elegir el nivel de autoridad de autodirección que desean tener. Existen dos tipos de autoridad de autodirección: Autoridad del Empleador y Autoridad Presupuestaria. Una persona puede elegir tener uno o ambos tipos de autoridad.

Autoridad patronal

La persona contrata, programa y supervisa al personal que los apoya. Determinan las actividades que recibirán apoyo y la forma en que se brindará el apoyo. Los servicios son proporcionados a la persona por personal de la agencia bajo un modelo de coempleo. En un modelo de coempleo, la persona puede elegir contratar personal, capacitar al personal con respecto a sus intereses, monitorear y brindar retroalimentación al personal y finalizar los servicios del personal si no son consistentes con las expectativas de la persona. Si una persona elige autocontratar a su personal, obtiene Autoridad Presupuestaria y determina la compensación de ese personal.

Autoridad Presupuestaria

La persona que se autodirige con la Autoridad Presupuestaria debe trabajar dentro de una Cuenta Personal de Recursos (PRA) y desarrollar una Cotización de Autodirección. La persona toma decisiones sobre los bienes y servicios que desea recibir y selecciona quién es pagado por proporcionarlos o cómo se compran. Una persona que mantiene la Autoridad Presupuestaria y trabaja dentro de una Cuenta Personal de Recursos puede acceder a bienes o servicios necesarios a través de Bienes y Servicios Dirigidos por Individuos (IDGS). Un Intermediario Fiscal (IF) trabaja con la persona para completar la facturación y el pago de bienes y servicios identificados en la cotización. Una persona que decida tener Autoridad Presupuestaria puede recibir y presupuestar servicios que sean apoyados por la agencia, autocontratados o comprados directamente por un proveedor.

Apoyo a Intermediarios Fiscales (IF)

La OPWDD ofrece una serie de capacitaciones de 3partes para las agencias de intermediación fiscal para ayudar a garantizar que todo el personal de las agencias de intermediación fiscal esté capacitado para brindar servicios de manera consistente.

Las capacitaciones cubren varios temas, incluida la facturación y las reclamaciones, las mejores prácticas y cómo superar los desafíos comunes. Las capacitaciones describen las políticas y prácticas existentes.

Las tres capacitaciones están disponibles en el Sistema Estatal de Gestión del Aprendizaje (SLMS, por sus siglas en inglés).

La información del curso para esta serie de 3partes:

1. El Módulo 1: Actualización del Estado del Contrato de Intermediario Fiscal, Resumen de Facturación y Reclamación, y Facturación Autocontratada está disponible en el SLMS bajo el código de clase OPWDD-EL-FI-M1. Ver Módulo 1 formación.
2. Módulo 2: El Servicio de Intermediarios Fiscales y Actualizaciones Recientes está disponible en el SLMS bajo el código de clase OPWDD-EL-FI-M2. Ver Módulo 2 formación.
3. El Módulo 3: Mejores Prácticas de Intermediarios Fiscales, Superación de Desafíos y Recursos está disponible en el SLMS bajo el código de clase OPWDD-EL-FI-M3. Ver Módulo 3 formación.

Preguntas frecuentes:

P: ¿Están las agencias de intermediarios fiscales exentas de cumplir con las regulaciones de Medicaid y del Estado de Nueva York?

R: No, las agencias de intermediación fiscal están sujetas a los mismos estándares de cumplimiento que todos los demás proveedores de servicios de la OPWDD y los proveedores de servicios financiados por Medicaid. Como proveedores certificados sin fines de lucro de servicios de exención de servicios basados en la comunidad y el hogar de OPWDD, las agencias de intermediación fiscal son responsables de cumplir con todas las regulaciones, políticas y orientaciones pertinentes. Esto incluye la supervisión por parte de diversas entidades, entre ellas los Centros de Servicios de Medicaid y Medicare, la OPWDD (incluida la División de Mejora de la Calidad y la Oficina de Servicios de Auditoría, etc.) y otros organismos reguladores. Las agencias intermediarias fiscales deben garantizar el cumplimiento de las regulaciones de Medicaid y corporativas, tal y como se describe en las directrices y directivas de la OPWDD, para mantener la integridad y la calidad de los servicios prestados a las personas que se autodirigen.

Clases comunitarias

La categoría de Clase Comunitaria está diseñada para mejorar y mantener la inclusión e integración de la comunidad mediante el reembolso de las clases disponibles públicamente que enseñan un tema específico relacionado con las necesidades y objetivos de una persona (por ejemplo, Arte, Danza, Ejercicio, Cocina, Capacitación en Computación). La política de la OPWDD estipula que las personas que autodirigen sus presupuestos deben usar clases comunitarias que se adhieran a los requisitos especificados. Las Clases Comunitarias son elegibles para el financiamiento de Bienes y Servicios Autodirigidos Dirigidos por Individuos cuando:

• La clase se lleva a cabo en un entorno comunitario integrado,
• La inscripción a la clase está abierta a cualquier persona con o sin discapacidad,
• El contenido de la clase no duplica ningún plan estatal de Medicaid ni servicio de exención, y
• La clase proporciona instrucción a la persona enseñándole un tema específico relacionado con las necesidades y objetivos de la persona, por ejemplo, baile, ejercicio o cocina.

El propósito de estas pautas es promover la inclusión e integración de la comunidad al proporcionar acceso a todo lo que la comunidad tiene para ofrecer a la persona que recibe el apoyo de los servicios de la OPWDD.

Las clases que están diseñadas y se ofrecen exclusivamente para personas con discapacidades del desarrollo, y que no están disponibles para el público, no cumplen con estos estándares.

Además, la definición de Bienes y Servicios Dirigidos Individualmente, que incluye la categoría de Clase Comunitaria, se encuentra tanto en la Exención de Servicios Domésticos y Comunitarios como en el ADM 2015-05R como: "Los Bienes y Servicios Dirigidos Individuales (IDGS) son servicios, equipos o suministros que no se proporcionan de otro modo a través de esta exención o mediante el Plan Estatal de Medicaid que abordan una necesidad identificada en el plan de servicios de una persona, lo que incluye mejorar y mantener las oportunidades de membresía plena en la comunidad del individuo."

Las normas de servicio garantizan que los programas de clase comunitaria no dupliquen un Plan Estatal o un servicio de Exención ni exhiban las cualidades de programas certificados para personas con discapacidades del desarrollo sin estar licenciados, regulados y monitorear por OPWDD y sus actividades de aseguramiento de calidad. Esto garantiza que el OPWDD aborde de forma constante las garantías de exención para opciones de servicio durante todo el día, tal y como exigen los Centros de Medicaid y Medicare.

Por lo tanto, las clases que están destinadas a proporcionar alivio al cuidador o a enseñar habilidades de adaptación a personas con discapacidades del desarrollo no califican para el reembolso de clases comunitarias a través de la autodirección. Las personas deben tener este tipo de necesidades satisfechas a través de servicios como Respiro, Habilitación Diurna o Habilitación Comunitaria.

Preguntas frecuentes

Q: Durante la capacitación para intermediarios fiscales en noviembre de 2022, ¿la OPWDD comunicó nuevas políticas/reglas no oficiales relacionadas con las Clases Comunitarias de Bienes y Servicios Dirigidos Individualmente que entran en conflicto con la Política de Autodirección existente?

Un: No, eso es un concepto erróneo. La capacitación tuvo como objetivo brindar orientación a las agencias de intermediación fiscal para garantizar el cumplimiento de las normas y directrices de la OPWDD y estandarizar el conocimiento operativo de los intermediarios fiscales.  El módulo 3 de esta serie de capacitaciones no tiene la intención de eliminar o limitar las clases comunitarias, sino más bien garantizar que las agencias de intermediación fiscal comprendan sus responsabilidades para mantener el cumplimiento de las reglas existentes, incluidas las relacionadas con las clases comunitarias.

Q: ¿Está la OPWDD limitando la libertad de elección de las personas que se autodirigen?

Un: De nada. La autodirección con OPWDD está diseñada intencionalmente para proporcionar a las personas una autonomía significativa y autoridad para tomar decisiones sobre sus servicios. Aquellos que se dirigen por sí mismos tienen acceso a una amplia gama de servicios del Plan Estatal y de Exención, incluidas las clases comunitarias. Están facultados para determinar el alcance de estos servicios en función de sus necesidades y preferencias específicas, al tiempo que se adhieren a sus asignaciones presupuestarias de autodirección. Además, ciertos servicios, como los bienes y servicios dirigidos individualmente, están disponibles exclusivamente para las personas que se autodirigen, lo que amplía aún más la gama de opciones disponibles para adaptar su apoyo en línea con sus objetivos y ambiciones.

P: ¿Por qué una agencia de intermediación fiscal impondría requisitos de supervisión a una clase comunitaria elegida por la persona que se dirige a sí misma? ¿No tiene el participante de Self-Direction el derecho de elegir cómo se gastan sus fondos?

R: Las agencias de Intermediarios Fiscales deben evaluar cuidadosamente si una clase comunitaria se alinea con el propósito previsto de promover la integración comunitaria. El reembolso por dichas clases depende del cumplimiento de normas específicas y supervisión para garantizar el cumplimiento de los estándares aplicables, incluidos los de la Exención de Servicios Domésticos y Comunitarios y los Memorándums Administrativos de la OPWDD. La Exención de Servicios Basados en el Hogar y la Comunidad, Apéndice C C-1/C-3 señala que, "El conjunto de tareas más típicas que la FI apoya a la autodirección individual es la facturación y pago de bienes y servicios aprobados, la contabilidad y reportes fiscales, el garantizar el cumplimiento de Medicaid y corporativos, y el apoyo administrativo general." OPWDD ADM 2019-07 también señala que, como parte de cualquier facturación de servicios de Intermediarios Fiscales, la agencia de Intermediarios Fiscales debe "Garantizar el cumplimiento de Medicaid y corporativos." Las clases comunitarias, que entran dentro de la categoría de Bienes y Servicios Dirigidos a Individuos, tienen como objetivo fomentar la integración e inclusión comunitaria mediante el reembolso de las clases públicas disponibles que respondan a las necesidades y objetivos de las personas. Sin embargo, estas clases deben cumplir ciertos criterios, incluyendo estar abiertas al público y realizar en un entorno integrado, para poder optar al reembolso. Además, las clases diseñadas exclusivamente para personas con discapacidades del desarrollo pueden no cumplir los estándares de integración comunitaria y podrían violar las normas federales de Entornos de Servicios Domiciliarios y Comunitarios.

FI Compras Directas vs. Reembolso

Se anima a las agencias de intermediarios fiscales a comprar directamente artículos en nombre de personas que se autogestionan, en lugar de exigirles que asuman costos iniciales y aplicar reembolso. Para las personas con dinero limitado, el pago directo puede ser muy útil para ayudarlos a vivir de forma independiente. Esta práctica también garantiza pagos puntuales y ayuda a las agencias de Intermediarios Fiscales a mantener el cumplimiento de Medicaid y la normativa corporativa.

Los pagos directos también permiten a la agencia de intermediación fiscal saber exactamente cómo y cuándo se realizan los pagos, información que puede ayudarlos a lograr una facturación más oportuna. 

Preguntas frecuentes

P: ¿Los participantes de la OPWDD tienen que pagar por adelantado los artículos permitidos y luego solicitar el reembolso?

Un: La compra directa por parte de una agencia de intermediación fiscal es una alternativa a las personas que pagan por adelantado por los artículos y luego buscan el reembolso de su intermediario fiscal. Este enfoque es común, especialmente para servicios como los subsidios de vivienda, donde los pagos a menudo se realizan directamente a los propietarios. Si bien algunos servicios, como el Respiro Reembolsado Familiar, pueden requerir pagos por adelantado por parte de las familias, la mayoría de los otros servicios de reembolso pueden ser efectuados directamente por las agencias de intermediación fiscal. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que algunas agencias de intermediación fiscal pueden tener políticas internas ligeramente diferentes con respecto a los pagos por adelantado, por lo que las personas que se autodirigen deben discutir sus preferencias y opciones con su agencia de intermediación fiscal.

FI Inspección de Contratos y Modificaciones de Contratos

Encuesta de contratos de FI de abril de 2024

Para facilitar las modificaciones del contrato para 2024 e informar el próximo ciclo de contrato de FI, se requirió que todas las IF completaran una encuesta de FI. Esta encuesta recopiló información esencial relacionada con los patrones y tendencias de gasto en contratos de FI. Se requería que la encuesta se completara y se enviara a la OPWDD antes de cualquier solicitud de enmienda al contrato.

Un seminario web pregrabado que explica la finalización de esta encuesta está disponible haciendo clic en este enlace.

Solicitudes de modificación del contrato de FI

Los proveedores de FI que soliciten un aumento de contrato después de que se efectúen los contratos de FI 2025 , deben seguir el proceso que se describe a continuación. Las enmiendas a los contratos de FI se facilitan a través de las Oficinas Regionales de Campo (ORP). Cualquier consulta sobre el proceso, el cronograma y las expectativas debe dirigirse a la dirección local de la RFO.

Presentación de una solicitud de modificación

1. Las solicitudes de enmienda completas deben incluir:
   • Declaración de confirmación: Confirmación por escrito de que la FI continúa reembolsando a los participantes inscritos por los gastos aprobados y presupuestados y mantiene una lista de espera para administrar nuevas solicitudes de servicios de FI que excedan los montos del contrato.
   • Justificación: Explicación de por qué el monto del contrato de 2025 es insuficiente para proporcionar servicios a las inscripciones proyectadas según lo identificado por el proveedor en la Encuesta de Utilización de FI de mayo de 2024
   • Desglose de la financiación: Una descripción detallada de la financiación adicional solicitada, incluida la metodología utilizada para calcular la solicitud.
   • Ejecución: La extensión inicial del contrato de 2025 FI se firmó y ejecutó antes de la presentación de la solicitud de modificación.
2. Las Solicitudes de Modificación del Contrato deben presentarse a la Unidad de Gestión de la Calidad y Asistencia Técnica (QMTA) de la Oficina Regional de Campo correspondiente en función de la región de la FI, con el asunto: "[Nombre de la FI] Solicitud de Modificación del Contrato".
   • RFO1 – [email protected]
   • RFO2 – R2. QMTA@ OPWDD.NY.GOV
   • RFO3 – [email protected]
   • RFO4 – [email protected]
   • RFO5 – [email protected]
3. Las ORP acusarán recibo de la solicitud e indicarán que se ha remitido a la dirección local para su posterior revisión.
4. La solicitud del proveedor será revisada por el liderazgo de RFO. Si es necesario, la ORP solicitará información adicional para permitir una evaluación exhaustiva.
5. Los directores de RFO elevarán la solicitud de aumento de contrato, la documentación de respaldo y la declaración de apoyo local (o denegación) a la Oficina Central para su consideración.

¿Qué es un Support Broker?
Los agentes de apoyo (“agentes”) ayudan a las personas con discapacidades del desarrollo que eligen autodirigir sus servicios de la Oficina para Personas con Discapacidades del Desarrollo (OPWDD) con autoridad presupuestaria para desarrollar un Círculo de apoyo y completar y gestionar una cotización de autodirección. La autodirección proporciona a las personas una responsabilidad más directa en la gestión de sus apoyos y servicios. Las personas que participan en Autodirección pueden contratar y gestionar su propio personal de apoyo (autoridad del empleador) y decidir sobre los apoyos y servicios que necesitan y cómo se asigna la financiación permitida para estos apoyos y servicios (autoridad presupuestaria).

¿Cómo puedo convertirme en un corredor de soporte?
Los posibles agentes de apoyo deben asistir a un serial de siete clases impartidas virtualmente por las oficinas regionales de la OPWDD. Estas clases incluyen Autodefensa/Autodeterminación; Planeación centrada en la persona; Instituto de Formación de Corredores (cuatro módulos de4); y Desarrollo de una cotización autodirigido. Aquellos interesados en convertir en un Agente de Soporte pueden aplicar más información sobre cómo registrar para estas capacitaciones y los requisitos del Agente de Soporte enviando un email a: [correo electrónico protegido] Luego de cumplir con todos los requisitos de capacitación, los corredores potenciales pueden aplicar la autorización y brindar servicios pagados de forma independiente o a través de una agencia. Los corredores deben aplicar la reautorización anualmente y proporcionar verificación del desarrollo profesional continuo.

Los miembros de la familia que residen en el mismo hogar que la persona que autodirige sus servicios o que son los padres de la persona NO pueden recibir pago por brindar servicios de Corredor. Si un miembro de la familia de una persona con ID/DD está interesado en proporcionar un servicio de Corredor no remunerado para esa persona, debe cumplir con los requisitos iniciales de capacitación del Corredor como se describe anteriormente.